NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 42.2.LQ.1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ.
2. Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.
Điều 42.2.NĐ.1.1. Phạm vi điều chỉnh
Nghị định này quy định chi tiết về: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác vào Lưu trữ lịch sử; một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân và thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Điều 42.2.TT.1.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước.
Điều 42.2.TT.1.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 42.2.TT.2.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn yêu cầu và các thông số kỹ thuật về kho lưu trữ chuyên dụng.
Kho lưu trữ chuyên dụng là công trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng.
Điều 42.2.TT.2.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước.
Điều 42.2.TT.3.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Điều 42.2.TT.4.1. Quy định chung
1. Phạm vi, đối tượng áp dụng: Thông tư này hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy để xây dựng dự toán kinh phí thực hiện thuê khoán chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước.
2. Đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy được tính cho 01 mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý bao gồm đơn giá tiền lương và đơn giá vật tư, văn phòng phẩm (VPP).
Điều 42.2.TT.5.1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
2. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 42.2.TT.6.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Thông tư này quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân (viết tắt là UBND) các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Điều 42.2.TT.7.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Thông tư này quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy được áp dụng tại các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 42.2.TT.8.1. Phạm vi điều chỉnh
1. Thông tư này quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị trong ngành Ngân hàng.
2. Các hồ sơ, tài liệu quy định tại Khoản 1 Điều này được ghi chép trên các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, chứng từ điện tử, nếu chuyển đổi ra giấy, có đủ yếu tố pháp lý theo quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước thì được áp dụng thời hạn bảo quản tại Thông tư này.
3. Các hồ sơ, tài liệu được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.
Điều 42.2.TT.8.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 43/2011/TT-NHNN, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2012)
Thông tư này áp dụng đối với các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN), tổ chức tín dụng (TCTD), chi nhánh ngân hàng nước ngoài, Văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hàng, tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên (sau đây gọi tắt là đơn vị).
Điều 42.2.TT.9.1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội.
2. Thông tư này áp dụng với các cơ quan, đơn vị; các tổ chức đảng, đoàn thanh niên, công đoàn quốc phòng, hội phụ nữ; các doanh nghiệp, hiệp hội trong Quân đội (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị Quân đội).
Điều 42.2.TT.11.1. Phạm vi điều chỉnh
1. Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ áp dụng đối với phông lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh.
2. Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc áp dụng cho loại hình tài liệu nền giấy.
Điều 42.2.TT.11.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 08/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 11/01/2013)
Thông tư này được áp dụng tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử có sử dụng ngân sách Nhà nước.
Điều 42.2.TT.12.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị đối với tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho và tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý.
Điều 42.2.TT.12.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 10/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 28/01/2013)
Thông tư này được áp dụng tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan có sử dụng ngân sách Nhà nước.
Điều 42.2.TT.13.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Thông tư này hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; được áp dụng đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 42.2.TT.14.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định về chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Điều 42.2.TT.14.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
1. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tập đoàn kinh tế nhà nước, tổng công ty nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 22 Điều 4 Luật doanh nghiệp năm 2005.
Điều 42.2.TT.15.1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính.
2. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính.
Điều 42.2.TT.16.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ nền giấy và dữ liệu tài liệu lưu trữ số ở dạng thô.
Điều 42.2.TT.16.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 04/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ áp dụng tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Điều 42.2.TT.17.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ đối với các tài liệu lưu trữ đã đến hạn giải mật theo quy định tại Khoản 4 Điều 30 của Luật Lưu trữ, áp dụng đối với tài liệu nền giấy của các phông (khối) tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh.
Điều 42.2.TT.17.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 05/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
Thông tư này được áp dụng tại Lưu trữ lịch sử các cấp.
Điều 42.2.TL.1.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Điều 42.2.TL.1.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
Thông tư này áp dụng đối với Lưu trữ lịch sử, chủ đầu tư xây dựng công trình, chủ quản lý sử dụng công trình.
Điều 42.2.TL.2.1. Phạm vi áp dụng
Thông tư liên tịch này quy định nội dung chi, mức chi, việc quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” được phê duyệt theo Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ từ nguồn ngân sách nhà nước.
Điều 42.2.TL.2.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2014)
Thông tư liên tịch áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm để bổ sung vào các phông lưu trữ quốc gia đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) và các tổ chức, cá nhân khác liên quan đến sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam.
Điều 42.2.TT.18.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.
1. Quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ gồm: quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thẩm quyền, nội dung kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; biểu mẫu về thủ tục hành chính cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
2. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm: hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; cấp, cấp lại và thu hồi Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và sử dụng dịch vụ lưu trữ, biểu mẫu về thủ tục hành chính cấp Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Điều 42.2.TT.18.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và sử dụng dịch vụ lưu trữ.
Điều 42.2.TT.19.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định về thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan và cá nhân trong việc phục vụ sử dụng và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
Điều 42.2.TT.19.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
Thông tư này áp dụng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ và Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Lưu trữ lịch sử); các cá nhân trong nước và nước ngoài sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc (sau đây gọi là độc giả).
Điều 42.2.TT.20.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công.
Điều 42.2.TT.20.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 12/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/12/2014)
Thông tư này được áp dụng tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Điều 42.2.TT.21.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; giao nộp, tiếp nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là kho Lưu trữ cấp huyện) vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Điều 42.2.TT.21.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 16/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp theo quy định tại Khoản 2, Điều 20 Luật Lưu trữ; các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh).
Điều 42.2.TT.22.1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh) và hướng dẫn xây dựng, thẩm định, ban hành và sửa đổi, bổ sung Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Điều 42.2.TT.22.2. Đối tượng áp dụng
(Điều 2 Thông tư số 17/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
Thông tư này áp dụng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Điều 42.2.TT.24.1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định về Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.
2. Thông tư này áp dụng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là Lưu trữ lịch sử).
Điều 42.2.LQ.2. Giải thích từ ngữ
(Điều 2 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
3. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
5. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
6. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
7. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
8. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội.
9. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản này.
10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
15. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
Điều 42.2.NĐ.1.2. Giải thích từ ngữ
(Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
3. Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
4. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
5. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là giấy xác nhận năng lực hành nghề do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện các dịch vụ lưu trữ.
Điều 42.2.TT.1.3. Giải thích từ ngữ
(Điều 3 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
Trong Thông tư này, một số từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức bao gồm:
1.1. Chia cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tổ chức mới;
1.2. Tách một hoặc một số bộ phận của cơ quan, tổ chức để sáp nhập vào cơ quan, tổ chức khác;
1.3. Sáp nhập cơ quan, tổ chức vào cơ quan, tổ chức khác (hoặc hợp nhất một số cơ quan, tổ chức để thành cơ quan, tổ chức mới).
2. Chia, tách, sáp nhập đơn vị hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là tỉnh, huyện, xã) bao gồm:
2.1. Chia tỉnh, huyện, xã để thành các tỉnh, huyện, xã mới: Chia tỉnh để thành các tỉnh mới, huyện để thành các huyện mới, xã để thành các xã mới;
2.2. Chia, tách tỉnh, huyện, xã để sáp nhập vào tỉnh, huyện, xã khác: Điều chỉnh huyện của tỉnh này cho tỉnh khác, xã của huyện này cho huyện khác, một phần diện tích tự nhiên và dân số (thôn, làng, bản, ấp) của xã này cho xã khác quản lý;
2.3. Sáp nhập (hoặc hợp nhất) tỉnh, huyện, xã để thành tỉnh, huyện, xã mới: Sáp nhập (hoặc hợp nhất) tỉnh này với tỉnh khác để thành tỉnh mới, huyện này với huyện khác để thành huyện mới, xã này với xã khác để thành xã mới.
3. Tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước không làm thay đổi sở hữu của doanh nghiệp bao gồm: chia, tách, sáp nhập, hợp nhất công ty nhà nước; chuyển công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên, hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước có hai thành viên trở lên; chuyển tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập thành tổng công ty do các công ty tự đầu tư và thành lập; khoán, cho thuê công ty nhà nước và các hình thức khác theo quy định của pháp luật (theo Điều 73 Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003).
4. Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước bao gồm: cổ phần hoá công ty nhà nước; bán toàn bộ một công ty nhà nước; bán một phần công ty nhà nước để thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên, trong đó có một thành viên là đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước; giao công ty nhà nước cho tập thể người lao động để chuyển thành công ty cổ phần hoặc hợp tác xã (theo Điều 80 Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003).
5. Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử là những cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền quy định theo pháp luật hiện hành.
Điều 42.2.TT.3.2. Giải thích từ ngữ
(Điều 2 Thông tư số 03/2010/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 13/06/2010)
Điều 42.2.TT.6.2. Giải thích từ ngữ
(Điều 2 Thông tư số 13/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/12/2011)
1. Thời hạn bảo quản tài liệu: Là khoản thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Là Bảng thống kê có hệ thống các nhóm hồ sơ, tài liệu của ngành, cơ quan, tổ chức, kèm theo thời hạn bảo quản.
Điều 42.2.TT.7.2. Giải thích từ ngữ
(Điều 2 Thông tư số 15/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 26/12/2011)
1.Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm định mức lao động chi tiết vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ.
b) Định mức lao động chi tiết vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ là thời gian lao động hao phí để vệ sinh kho, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.
- Định mức lao động trực tiếp (Tcn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình vệ sinh kho bảo quản;
- Định mức lao động phục vụ (Tpv) là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ vệ sinh kho như kiểm tra thiết bị, dụng cụ vệ sinh, vệ sinh nơi làm việc … được tính bằng 1% của thời gian lao động trực tiếp:
(Tpv) = (Tcn) x 1%;
- Định mức lao động quản lý (Tql) là tổng thời gian lao động quản lý quá trình vệ sinh kho, được tính bằng 3% của thời gian lao động trực tiếp và phục vụ:
(Tql) = (Tcn + Tpv) x 3%.
c) Đơn vị tính: 01m2 kho (kho bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc kho lưu trữ chuyên dụng) bao gồm: 01m2 sàn kho + 01m2 trần kho + 2,82m2 tường kho + 1,35m2 tường hành lang + 0,084m2 cột trụ + 0,02m2 cửa thoát hiểm + 0,008m2 cửa chớp + 0,08m2 cửa ra vào + 0,045m2 cửa sổ + 0,1 thiết bị chiếu sáng + 0,04 thiết bị bảo vệ + 0,03 máy điều hòa + 0,01 máy hút ẩm + 0,01 quạt thông gió + 0,04 thiết bị báo cháy + 0,02 thiết bị chữa cháy + 0,72 giá để tài liệu + 28,8 hộp tài liệu (tương đương 3,6 mét giá tài liệu).
d) Kho bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc kho lưu trữ chuyên dụng (kho được thiết kế có hành lang và 02 lớp tường bao quanh, yêu cầu về môi trường trong kho và thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu theo điểm i và điểm k, khoản 1, mục II của Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng), hệ số phức tạp (k) là 1,0; định mức lao động là 1,261 giờ công/m2 kho.
e) Kho thông thường (kho bảo quản tài liệu lưu trữ được thiết kế có một lớp tường bao quanh, cửa sổ và cửa ra vào bằng gỗ hoặc bằng kính, được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy điều hòa cục bộ, máy hút ẩm, quạt thông gió, thiết bị chiếu sáng, thiết bị báo cháy, thiết bị chữa cháy, giá, hộp để tài liệu), hệ số phức tạp (k) là 1,2; định mức lao động là 1,513 giờ công/m2 kho.
f) Kho tạm (phòng làm việc được tận dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ trong một thời gian nhất định, kho không kín, được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy điều hoà cục bộ, quạt trần, quạt thông gió, thiết bị chiếu sáng, giá, hộp để tài liệu), hệ số phức tạp (k) là 1,5; định mức lao động (giờ công) là 1,891 giờ công/m2 kho.
2. Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy
a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy bao gồm định mức lao động vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy và định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.
b) Định mức lao động vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy là thời gian lao động hao phí để vệ sinh tài liệu, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý
- Định mức lao động trực tiếp (Tcn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;
- Định mức lao động phục vụ (Tpv) là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy như đáp ứng các điều kiện làm việc của vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy, bàn giao tài liệu giấy cần vệ sinh, vệ sinh nơi làm việc … được tính bằng 1% của thời gian lao động trực tiếp:
(Tpv) = (Tcn) x 1%;
- Định mức lao động quản lý (Tql) là tổng thời gian lao động quản lý quá trình vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy, được tính bằng 3% của thời gian lao động trực tiếp và phục vụ:
(Tql) = (Tcn + Tpv) x 3%.
c) Đơn vị tính: mét giá tài liệu. Mét giá tài liệu là chiều dài 01 mét tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá bảo quản, có thể quy đổi bằng 10 cặp, (hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) có độ dày 10cm.
d) Tài liệu lưu trữ nền giấy là tất cả các tài liệu có thông tin được thể hiện trên nền các loại giấy gồm: giấy dó, giấy pơluya, giấy in rônêô, giấy can, bản đồ và các loại giấy khác.
Điều 42.2.TT.11.3. Giải thích từ ngữ
(Điều 3 Thông tư số 08/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 11/01/2013)
1. Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ
a) Định mức kinh tế-kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (sau đây viết tắt là HCSD) của một phông lưu trữ bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ việc Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ.
b) Định mức lao động Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.
Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - Tcn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định.
Định mức lao động phục vụ (Tpv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (Tpv) = (Tcn) x 2%.
Định mức lao động quản lý là (Tql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (Tql) = (Tcn + Tpv) x 5%.
c) Đơn vị sản phẩm:
Định mức lao động các bước: Xây dựng các văn bản hướng dẫn lập danh mục tài liệu HCSD (bước 1); người có trách nhiệm thẩm tra dự thảo danh mục tài liệu hạn chế (bước 4); trình lãnh đạo danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (bước 5); cơ quan quản lý Lưu trữ cấp trên thẩm định và ban hành danh mục tài liệu HCSD (bước 6) xác định cho 01 phông lưu trữ và phụ thuộc vào mức độ phức tạp và khối lượng tài liệu của phông lưu trữ, đơn vị tính là ngày công/phông. Ký hiệu tổng mức lao động các bước này là Tsp,1:
Tsp,1 = T1 + T4 + T5 + T6
Định mức lao động các bước: Lựa chọn thống kê tài liệu hạn chế sử dụng (bước 2); người lao động trực tiếp kiểm tra đối chiếu thực tế tài liệu và chỉnh sửa dự thảo danh mục tài liệu HCSD (bước 3) xác định cho 01 mét tài liệu và phụ thuộc vào mức độ phức tạp của phông lưu trữ, đơn vị tính là phút/mét tài liệu. Định mức lao động của các bước 2 và bước 3 phải được chuyển đổi cho phông lưu trữ theo khối lượng tài liệu của phông, ký hiệu là Tsp, 2 (ngày công/phông) theo công thức:
Tsp, 2 = |
(T2 + T3) (phút/mét TL) |
x Khối lượng tài liệu của phông (mét TL) |
480 phút |
Trong đó: 480 phút là thời gian lao động của 01 ngày công.
2. Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc
a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm thực hiện việc Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc và cấp bản sao, chứng thực lưu trữ.
b) Định mức lao động Phục vụ độc giả tại Phòng đọc là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.
Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - Tcn) là tổng thời gian lao động hao phí thực hiện các bước công việc của Quy trình Phục vụ độc giả tại Phòng đọc trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định.
Định mức lao động phục vụ (Tpv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (Tpv) = (Tcn) x 2%.
Định mức lao động quản lý là (Tql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (Tql) = (Tcn + Tpv) x 5%.
c) Đơn vị sản phẩm
Đơn vị sản phẩm của định mức lao động Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc là hồ sơ.
Đơn vị sản phẩm của định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ là trang tài liệu.
d) Hệ số phức tạp của tài liệu (k)
Hệ số đối với tài liệu lưu trữ hành chính (khổ A4) (ko) là 1,0.
Hệ số đối với tài liệu lưu trữ bằng tiếng nước ngoài (k1) là 1,2.
Đối với tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý kém (k2), hệ số phức tạp theo từng giai đoạn như sau: Tài liệu từ năm 1954 trở về trước: 1,2; Tài liệu từ sau năm 1954 đến năm 1975: 1,1.
Đối với tài liệu lưu trữ bản vẽ khổ lớn hơn A3 (k3): Tài liệu khổ A1, A2: 1,15; Tài liệu khổ A0: 1,3.
Đối với trường hợp tài liệu lưu trữ có nhiều hệ số phức tạp thì k được tính bằng tổng các hệ số phức tạp đó.
Điều 42.2.TT.12.3. Giải thích từ ngữ
(Điều 3 Thông tư số 10/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 28/01/2013)
1. Định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị bao gồm định mức lao động; định mức vật tư, văn phòng phẩm thực hiện việc xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho và xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý.
2. Xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho là việc đánh giá lại giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu hết giá trị lưu trữ và thực hiện loại hủy những tài liệu đó.
3. Xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu không còn giá trị lưu trữ và thực hiện loại hủy những tài liệu đó.
4. Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - Tcn) là tổng thời gian lao động hao phí thực hiện các bước công việc của quy trình xử lý tài liệu hết giá trị trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định.
Tcn = Ttn + Tnn,nc + Tck.
a) (Ttn): Thời gian tác nghiệp là thời gian lao động trực tiếp sử dụng công cụ lao động tác động vào đối tượng lao động, gồm thời gian để người lao động thực hiện toàn bộ công việc của quy trình xử lý tài liệu hết giá trị.
b) (Tnn,nc): Thời gian nghỉ ngơi, nhu cầu là thời gian để nghỉ ngơi và thực hiện nhu cầu tự nhiên của người lao động trong quá trình làm việc theo quy định của Bộ luật Lao động.
Tổng thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu cần thiết cho một ngày làm việc là 30 phút.
c) (Tck): Thời gian chuẩn kết là thời gian chuẩn bị và kết thúc cho quá trình làm việc. Tck được tính tối đa là 30 phút cho một ngày làm việc (480 phút).
5. Định mức lao động (Tsp) xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho và xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý là thời gian lao động hao phí để xử lý 01 mét giá tài liệu hoặc 01 mét tài liệu loại, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.
Tsp = Tcn + Tpv + Tql.
a) Định mức lao động phục vụ (Tpv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (Tpv) = (Tcn) x 2%.
b) Định mức lao động quản lý (Tql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (Tql) = (Tcn + Tpv) x 5%.
6. Đơn vị sản phẩm
a) Đơn vị sản phẩm được chọn để xây dựng định mức lao động xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho là mét giá tài liệu.
b) Đơn vị sản phẩm được chọn để xây dựng định mức lao động xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý là mét tài liệu thực tế xử lý.
Điều 42.2.TT.14.2. Giải thích từ ngữ
(Điều 2 Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/07/2013)
1. “Hồ sơ chuyên ngành tài nguyên và môi trường” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường.
2. "Tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường. Tài liệu bao gồm: Số liệu, kết quả thống kê, tổng hợp, báo cáo; số liệu, kết quả điều tra, khảo sát, đánh giá; quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt; kết quả cấp, gia hạn, thu hồi các loại giấy phép và các nội dung liên quan đến giấy phép; kết quả giải quyết bồi thường thiệt hại; kết quả của các chương trình, dự án; mẫu vật, bản đồ, biểu đồ, phim, ảnh, bản vẽ và các vật mang tin khác; hệ quy chiếu quốc gia; hệ thống điểm đo đạc cơ sở, điểm đo đạc cơ sở chuyên dụng; hệ thống thông tin địa lý.
3. “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn” là tài liệu có ý nghĩa và giá trị sử dụng không phụ thuộc vào thời gian.
4. "Tài liệu bảo quản có thời hạn” là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.
Điều 42.2.TT.15.2. Giải thích từ ngữ
(Điều 2 Thông tư số 155/2013/TT-BTC, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2014)
1. “Thời hạn bảo quản tài liệu” là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn” là tài liệu có ý nghĩa và giá trị sử dụng không phụ thuộc vào thời gian.
3. “Tài liệu bảo quản có thời hạn” là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 71 năm.
Điều 42.2.TT.16.3. Giải thích từ ngữ
(Điều 3 Thông tư số 04/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL) là quá trình thu thập, chuyển đổi các tài liệu/dữ liệu gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ dưới dạng điện tử và nhập các thông tin cần thiết vào CSDL theo thiết kế, yêu cầu của các phần mềm quản lý CSDL tài liệu lưu trữ.
2. Dữ liệu tài liệu lưu trữ ở dạng thô là dữ liệu ở dạng số được chuyển từ tài liệu lưu trữ bằng phương pháp chụp, quét ảnh để lưu trữ trên máy tính cùng với dữ liệu tài liệu lưu trữ khác.
3. Dữ liệu đặc tả là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
4. Xây dựng dữ liệu đặc tả là công việc xây dựng các trường thông tin và nội dung các trường thông tin mô tả về dữ liệu được số hóa trong CSDL phục vụ tìm kiếm, khai thác, sử dụng nội dung dữ liệu, đáp ứng mục tiêu và yêu cầu sử dụng dữ liệu.
5. Phiếu tin là biểu mẫu được thiết kế trên cơ sở thông tin đầu vào của CSDL.
6. Nhập dữ liệu là công việc đưa các dữ liệu vào CSDL để quản lý và khai thác, sử dụng.
7. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu là công việc chuyển đổi dữ liệu dạng số sang dạng có cùng cấu trúc thiết kế với CSDL.
8. Định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ là quy định các mức hao phí cần thiết về lao động, thiết bị, vật tư văn phòng phẩm để hoàn thành một đơn vị khối lượng công việc liên quan tới tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý.
Điều 42.2.TT.17.3. Giải thích từ ngữ
(Điều 3 Thông tư số 05/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Phông (khối) tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức đã được phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu.
2. Định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ là quy định các mức hao phí cần thiết về lao động, vật tư, văn phòng phẩm để thực hiện việc giải mật tài liệu lưu trữ.
Điều 42.2.TT.20.3. Giải thích từ ngữ
(Điều 3 Thông tư số 12/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/12/2014)
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công là việc gia cố tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gẫy nát, dính bết, rách) bằng loại giấy và hồ dán chuyên dụng để tăng độ bền của tài liệu.
2. Định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công là quy định các mức hao phí cần thiết về lao động, vật tư, văn phòng phẩm để hoàn thành một đơn vị khối lượng công việc liên quan đến việc bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công.
Điều 42.2.TT.24.2. Giải thích từ ngữ
(Điều 2 Thông tư số 05/2015/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2016)
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Tài liệu hạn chế sử dụng là tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; hoặc gây ảnh hưởng đến trạng thái vật lý của tài liệu lưu trữ và quy trình xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ.
2. Hạn chế sử dụng tài liệu là việc người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung thông tin tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và yêu cầu xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cho phép hoặc chưa cho phép các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
Điều 42.2.LQ.3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ
(Điều 3 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Điều 42.2.LQ.4. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ
(Điều 4 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
4. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
Điều 42.2.LQ.5. Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ
(Điều 5 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:
a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;
c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
d) Công trình, bài viết về cá nhân;
đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
2. Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:
a) Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;
c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;
d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;
đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.
4. Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;
b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.
Điều 42.2.NĐ.1.16. Các trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân
(Điều 16 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thuộc một trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời:
1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Điều 42.2.TT.19.5. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu)
Điều 42.2.NĐ.1.17. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân
(Điều 17 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
Tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 16 Nghị định này được sử dụng hạn chế khi được cấp có thẩm quyền sau đây cho phép:
1. Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định.
2. Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
3. Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Điều 42.2.TT.19.5. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu)
Điều 42.2.LQ.6. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
(Điều 6 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.
Điều 42.2.LQ.7. Người làm lưu trữ
(Điều 7 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.
3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
(Điều này có nội dung liên quan đến Chương II TIÊU CHUẨN CHỨC DANH NGHỀ NGHIỆP; Điều 3. Tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp của viên chức chuyên ngành lưu trữ)
Điều 42.2.LQ.8. Các hành vi bị nghiêm cấm
(Điều 8 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 42.2.LQ.9. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
(Điều 9 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 42.2.TT.10.3. Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này.
4. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
5. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định.
6. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.
Chương II
Điều 42.2.TT.10.18. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
(Điều 18 Thông tư số 07/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07/01/2013)
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.1.NĐ.22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Điều 42.1.NĐ.23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành)
Điều 42.2.TT.10.20. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức
(Điều 20 Thông tư số 07/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07/01/2013)
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
1. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
2. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.1.NĐ.22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Điều 42.1.NĐ.23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành)
Điều 42.2.TT.10.21. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức
(Điều 21 Thông tư số 07/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07/01/2013)
1. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.1.NĐ.22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Điều 42.1.NĐ.23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành)
Điều 42.2.TT.13.2. Tổ chức thực hiện
(Điều 2 Thông tư số 04/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/06/2013)
1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ, gồm 3 chương, 38 điều.
2. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân, căn cứ Thông tư này ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.
3. Quy chế được ban hành kèm theo Quyết định của cơ quan, tổ chức và có các phụ lục để khi thực hiện Quy chế có sự thống nhất.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.9. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Điều 42.2.LQ.10. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan; Điều 42.2.LQ.11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Điều 42.2.LQ.12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Điều 42.2.LQ.15. Chỉnh lý tài liệu; Điều 42.2.LQ.16. Xác định giá trị tài liệu; Điều 42.2.LQ.29. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ; Điều 42.2.LQ.31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Điều 42.1.NĐ.1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh; Điều 42.1.NĐ.4. Hình thức văn bản; Điều 42.1.NĐ.5. Thể thức văn bản; Điều 42.1.NĐ.6. Soạn thảo văn bản; Điều 42.1.NĐ.10. Ký văn bản; Điều 42.1.NĐ.11. Bản sao văn bản; Điều 42.1.NĐ.12. Trình tự quản lý văn bản đến; Điều 42.1.NĐ.19. Việc lưu văn bản đi; Điều 42.1.NĐ.21. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập; Điều 42.1.NĐ.22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Điều 42.1.NĐ.23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành; Điều 42.1.NĐ.25. Quản lý và sử dụng con dấu)
Điều 42.2.LQ.10. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
(Điều 10 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.13.2. Tổ chức thực hiện)
Điều 42.2.TT.10.24. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
(Điều 24 Thông tư số 07/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07/01/2013)
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
b) Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ
- Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.
c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Điều 42.2.TT.23.1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.
Quy chế công tác lưu trữ_BGTVT.docx
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Điều 42.2.LQ.15. Chỉnh lý tài liệu; Điều 42.2.LQ.16. Xác định giá trị tài liệu; Điều 42.2.LQ.18. Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Điều 42.2.LQ.28. Huỷ tài liệu hết giá trị; Điều 42.2.LQ.31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Điều 42.2.LQ.32. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; Điều 42.2.LQ.34. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử)
Điều 42.2.LQ.11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
(Điều 11 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.13.2. Tổ chức thực hiện)
Điều 42.2.TT.10.17. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
(Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07/01/2013)
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
2. ơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).
d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
3. Thủ tục nộp lưu
Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục XIV) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục XV). Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
PHỤ LỤC XIV-TT07-2012.docx
PHỤ LỤC XV-TT07-2012.docx
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Điều 42.1.NĐ.22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức)
Điều 42.2.LQ.12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
(Điều 12 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.10.17. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu; Điều 15.4.TT.2.23. Giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu; Điều 42.2.TT.13.2. Tổ chức thực hiện; Điều 42.2.TT.23.1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.)
Điều 42.2.LQ.13. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
(Điều 13 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 42.2.NĐ.1.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử
(Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;
b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc.
Điều 42.2.NĐ.1.4. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
(Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.
3. Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Điều 42.2.NĐ.1.5. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
(Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa.
3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều 42.2.NĐ.1.6. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào
(Điều 6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 42.2.NĐ.1.7. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
(Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
2. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
3. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;
b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
4. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:
a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.
6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật.
Điều 42.2.NĐ.1.8. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
(Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 42.2.NĐ.1.9. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
(Điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.
3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.
Điều 42.2.NĐ.1.10. Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử
(Điều 10 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 42.2.NĐ.1.11. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
(Điều 11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
Điều 42.2.NĐ.1.12. Các hành vi bị nghiêm cấm
(Điều 12 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 42.2.NĐ.1.13. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
(Điều 13 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Bộ Nội vụ có trách nhiệm:
a) Xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án về ứng dụng công nghệ thông tin để bảo đảm quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử theo thẩm quyền;
b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài liệu điện tử.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.
3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.
4. Đơn vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.
5. Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu, điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
6. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 42.2.TT.16.4. Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ
(Điều 4 Thông tư số 04/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
1. Định mức lao động tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ (Tsp) bao gồm thời gian lao động hao phí để xử lý 01 trang tài liệu được tính bằng tổng của định mức lao động công nghệ (Tcn), định mức lao động phục vụ (Tpv) và định mức lao động quản lý (Tql): Tsp = Tcn + Tpv + Tql.
a) Định mức lao động tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ đối với tài liệu chưa biên mục phiếu tin và chưa số hóa quy định tại Phụ lục I đính kèm.
b) Định mức lao động đối với công việc biên mục phiếu tin tài liệu tiếng nước ngoài được tính tăng với hệ số 1,5 so với định mức lao động quy định tại Phụ lục I.
c) Định mức lao động chuẩn hóa, chuyển đổi dữ liệu và số hóa tài liệu lưu trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa tài liệu quy định tại Phụ lục II đính kèm.
d) Định mức lao động đối với bước công việc số hóa tài liệu trong trường hợp tài liệu có tình trạng vật lý kém và khổ giấy của tài liệu khác khổ A4, được tính tăng với hệ số k so với định mức lao động quy định tại các Phụ lục I, II, cụ thể:
- Đối với tài liệu có tình trạng vật lý kém (nấm, mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết): k1 = 1,2;
- Đối với tài liệu có kích thước khác A4: k2.
+ Tài liệu khổ A3: (k2) = 2;
+ Tài liệu khổ A2: (k2) = 4;
+ Tài liệu khổ A1: (k2) = 8;
+ Tài liệu khổ A0: (k2) = 16.
đ) Định mức lao động chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và số hóa quy định tại Phụ lục III đính kèm.
e) Định mức lao động các bước công việc lập kế hoạch, xây dựng tài liệu hướng dẫn tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ của một phông lưu trữ quy định tại Phụ lục IV đính kèm.
2. Định mức trang thiết bị, vật tư văn phòng phẩm tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục V đính kèm.
Phu luc I TT04 Đinh muc tạo lap CSDL.docx
Phu luc II TT04 Đinh muc LD chuan hoa chuyen doi.docx
Phụ lục III TT04 đinh muc lao dong chuẩn hoa.docx
PHỤ LỤC IV TT04 Đinh muc LD cac cong viec lap KH.docx
Phụ lục V TT04 Đinh muc TB VPP.docx
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ)
Điều 42.2.LQ.14. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
(Điều 14 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 42.2.LQ.15. Chỉnh lý tài liệu
(Điều 15 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
b) Được xác định thời hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.13.2. Tổ chức thực hiện; Điều 42.2.TT.23.1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.)
Điều 42.2.TT.3.3. Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy
(Điều 3 Thông tư số 03/2010/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 13/06/2010)
Phu luc III_TT03 ĐMVPP.docx
Phu luc II-TT03 Đinh muc lao dong.docx
Phu luc I-TT03-2010 Đinh muc tai lieu giay.docx
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ)
Điều 42.2.TT.4.2. Phương pháp xác định đơn giá tiền lương
(Điều 2 Thông tư số 12/2010/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/01/2011)
1. Đơn giá tiền lương chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số 1,0 được xác định theo các bước như sau:
a) Bước 1: Xác định tiền lương thời gian của từng bước công việc (BCV) trong quy trình chỉnh lý (i = 1, 2, 3, …, 23), ký hiệu là Vi theo công thức sau:
Vi = |
Tiền lương cơ bản của BCV + Tiền lương bổ sung theo chế độ BCV + Các khoản nộp theo lương của BCV + Phụ cấp độc hại |
(đồng/phút) |
26 ngày x 8 giờ x 60 phút |
Trong đó:
- Tiền lương cơ bản của BCV bằng mức lương tối thiểu chung Nhà nước quy định cho từng thời kỳ nhân với hệ số lương của BCV (áp dụng theo Bảng lương chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước ban hành kèm theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang, Bảng số 3).
- Tiền lương bổ sung theo chế độ của BCV bằng tiền lương cơ bản của BCV nhân với 0,1 (hệ số ngày nghỉ được hưởng lương theo chế độ).
- Các khoản nộp theo lương của BCV bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn, được tính bằng tổng của tiền lương cơ bản và tiền lương bổ sung theo chế độ của BCV nhân với tỷ lệ quy định của Nhà nước cho từng thời kỳ.
- Phụ cấp độc hại bằng mức lương tối thiểu chung Nhà nước quy định cho từng thời kỳ nhân với hệ số độc hại là 0,2 (quy định tại Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ).
- 26 ngày là số ngày công trong 01 tháng; 8 giờ là thời gian lao động trong 01 ngày và 60 phút là thời gian trong 01 giờ.
b) Bước 2: Xác định đơn giá tiền lương của từng BCV trong quy trình chỉnh lý (i = 1, 2, 3, …, 23), ký hiệu là Vsp.i theo công thức:
Vsp,i = Vi x Tsp,i (đồng/mét giá).
Trong đó:
- Vi là tiền lương thời gian của từng BCV, đơn vị tính là đồng/phút.
- Tsp,i là mức lao động tổng hợp của từng BCV, đơn vị tính là phút/mét giá tài liệu. Các mức lao động chi tiết chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số 1,0 của quy trình chỉnh lý quy định tại Phụ lục số 02 của Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ.
c) Bước 3: Xác định đơn giá tiền lương (Vsp) của cả quy trình chỉnh lý tài liệu theo công thức:
Vsp = Vsp,1 + Vsp,2 + … Vsp,i + … Vsp,23 (đồng/mét giá).
Trong đó Vsp,i là đơn giá tiền lương của từng BCV trong 23 BCV của quy trình chỉnh lý tài liệu.
(Phương pháp xác định đơn giá tiền lương chỉnh lý tài liệu giấy theo Phụ lục đính kèm).
2. Đơn giá tiền lương chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số khác hệ số 1,0 xác định theo đơn giá tiền lương chỉnh lý tài liệu giấy có hệ số 1,0 nhân với các hệ số quy định tại Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ.
Phu luc TT12-2010.docx
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ)
Điều 42.2.TT.4.3. Phương pháp xác định đơn giá vật tư, văn phòng phẩm
(Điều 3 Thông tư số 12/2010/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/01/2011)
Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm (VPP) cho chỉnh lý 01 mét tài liệu được tính theo công thức:
Đơn giá vật tư, VPP |
= |
Σ (Số lượng từng loại vật tư, VPP theo định mức) |
x |
Đơn giá từng loại vật tư, VPP |
Trong đó:
- Số lượng của từng loại vật tư, VPP quy định tại Phụ lục số 03 của Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ.
- Đơn giá từng loại vật tư, VPP tính theo giá thị trường tại thời điểm thực hiện chỉnh lý.
Điều 42.2.LQ.16. Xác định giá trị tài liệu
(Điều 16 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu;
e) Tình trạng vật lý của tài liệu.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.13.2. Tổ chức thực hiện; Điều 42.2.TT.23.1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.)
Điều 42.2.LQ.17. Thời hạn bảo quản tài liệu
(Điều 17 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.
3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
4. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.
Điều 42.2.TT.5.2. Thời hạn bảo quản tài liệu
(Điều 2 Thông tư số 09/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 18/07/2011)
1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:
a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 42.2.TT.5.3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến
(Điều 3 Thông tư số 09/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 18/07/2011)
1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.
2. Ban hành kèm theo Thông tư này Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) áp dụng đơn vị các nhóm hồ sơ, tài liệu như sau:
Nhóm 1. Tài liệu tổng hợp
Nhóm 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
Nhóm 3. Tài liệu tổ chức, nhân sự
Nhóm 4. Tài liệu lao động, tiền lương
Nhóm 5. Tài liệu tài chính, kế toán
Nhóm 6. Tài liệu xây dựng cơ bản
Nhóm 7. Tài liệu khoa học công nghệ
Nhóm 8. Tài liệu hợp tác quốc tế
Nhóm 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
Nhóm 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng
Nhóm 11. Tài liệu pháp chế
Nhóm 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở
Nhóm 13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
Nhóm 14. Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN_BNV.docx
Điều 42.2.TT.5.4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến
(Điều 4 Thông tư số 09/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 18/07/2011)
1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư này.
b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.
c) Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng làm căn cứ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành. Các cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương căn cứ vào Thông tư này để cụ thể hóa đầy đủ các lĩnh vực và các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành, đồng thời, quy định thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng.
3. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến để xác định.
Điều 42.2.TT.6.3. Quy định thời hạn bảo quản
(Điều 3 Thông tư số 13/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/12/2011)
1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được tính từ năm công việc kết thúc.
2. Thời hạn bảo quản đối với từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ.
3. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh không được thấp hơn thời hạn bảo quản được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và thời hạn bảo quản được quy định tại các Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành do các Bộ, ngành Trung ương ban hành.
4. Các mức thời hạn bảo quản
- Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm các nhóm sau đây:
+ Tài liệu của các cơ quan trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh chỉ đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh;
+ Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;
+ Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh;
+ Báo cáo, chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND tỉnh;
+ Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng;
+ Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước của UBND tỉnh về các lĩnh vực;
+ Hồ sơ Hội nghị, tổng kết năm;
+ Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.
- Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn gồm các nhóm sau đây:
+ Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm, bao gồm: Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài;
+ Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu là 5, 10 năm, bao gồm: Những tài liệu giải quyết công việc cụ thể, tính chất công việc không thường xuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin.
+ Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản dưới 5 năm, bao gồm: Thông báo con dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức gửi UBND tỉnh; báo cáo ngày; lịch công tác tuần, ngày của UBND tỉnh; giấy mời họp, hội thảo; thông báo tuyển sinh, đào tạo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, tham khảo lấy thông tin trong quá trình giải quyết công việc…
Điều 42.2.TT.6.4. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
(Điều 4 Thông tư số 13/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/12/2011)
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ban hành kèm theo Thông tư này bao gồm các lĩnh vực sau:
1. Tổng hợp
2. Kinh tế
3. Nông, Lâm, Ngư, Diêm nghiệp - Thủy sản - Thủy lợi
4. Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp
5. Giao thông vận tải
6. Xây dựng, quản lý và phát triển đô thị
7. Thương mại - Dịch vụ - Du lịch
8. Giáo dục, Đào tạo
9. Văn hóa - Thông tin - Thể dục, thể thao
10. Y tế, xã hội
11. Khoa học công nghệ và Tài nguyên môi trường
12. Quốc phòng - An ninh - Trật tự và an toàn xã hội
13. Dân tộc và Tôn giáo
14. Thi hành pháp luật
15. Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
16. Tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh.
Bang thoi han bao quan_BNV tinh TPTW.doc
Điều 42.2.TT.6.5. Trình tự sắp xếp các nhóm hồ sơ, tài liệu trong từng lĩnh vực hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
(Điều 5 Thông tư số 13/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/12/2011)
1. Văn bản chỉ đạo chung của Trung ương và của tỉnh;
2. Văn bản chỉ đạo trực tiếp của Trung ương và của tỉnh;
3. Chương trình, kế hoạch, báo cáo của tỉnh;
4. Hồ sơ việc;
5. Hồ sơ Hội nghị tổng kết;
6. Các công văn trao đổi.
Điều 42.2.TT.8.3. Nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản
(Điều 3 Thông tư số 43/2011/TT-NHNN, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2012)
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được xác định trên cơ sở phân tích và đánh giá toàn diện, đúng đắn giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu đối với đơn vị, Ngành và Quốc gia.
Thời hạn bảo quản của từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ.
Điều 42.2.TT.8.4. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
(Điều 4 Thông tư số 43/2011/TT-NHNN, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2012)
1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. Thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ, tài liệu lưu trữ được quy định theo hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn được quy định bằng số năm cụ thể, như sau:
a) Bảo quản vĩnh viễn: Là những hồ sơ, tài liệu được lưu giữ vĩnh viễn cho đến khi tài liệu tự hủy hoại hoặc không thể phục hồi; được áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu quan trọng, phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ, phục vụ nghiên cứu lâu dài cho hoạt động của cơ quan, đơn vị; có giá trị về kinh tế, chính trị và lịch sử.
b) Bảo quản có thời hạn: Là những hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 2 Điều này.
Điều 42.2.TT.8.5. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
(Điều 5 Thông tư số 43/2011/TT-NHNN, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2012)
1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.
2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng được quy định cụ thể tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ kèm theo Thông tư này (gọi tắt là Bảng thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu).
3. Các hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong Bảng thời hạn bảo quản được phân loại theo các hoạt động, vấn đề và có số thứ tự độc lập, tên gọi cụ thể, tương ứng với thời hạn bảo quản được quy định, bao gồm:
1 Hồ sơ, tài liệu tổng hợp;
2 Hồ sơ, tài liệu về chiến lược phát triển ngân hàng;
3 Hồ sơ, tài liệu về chính sách tiền tệ;
4 Hồ sơ, tài liệu về dự báo, thống kê tiền tệ;
5 Hồ sơ, tài liệu về tín dụng;
6 Hồ sơ, tài liệu về quản lý rủi ro;
7 Hồ sơ, tài liệu về quan hệ với các nhà đầu tư;
8 Hồ sơ, tài liệu về ngoại hối;
9 Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế;
10 Hồ sơ, tài liệu về thành lập, hoạt động, thanh lý các tổ chức tín dụng;
11 Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, giám sát;
12 Hồ sơ, tài liệu về kiểm toán;
13 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động phòng, chống rửa tiền;
14 Hồ sơ, tài liệu về công tác thanh toán;
15 Hồ sơ, tài liệu về tài chính - kế toán;
16 Hồ sơ, tài liệu về phát hành và kho quỹ;
17 Hồ sơ, tài liệu về khoa học và công nghệ;
18 Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ, đào tạo;
19 Hồ sơ, tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng;
20 Hồ sơ, tài liệu về công tác pháp chế;
21 Hồ sơ, tài liệu về đầu tư xây dựng;
22 Hồ sơ, tài liệu về công tác tuyên truyền, báo chí;
23 Hồ sơ, tài liệu về công tác quản trị;
24 Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;
25 Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên.
Bang thoi han bao quan_NHNNVN.doc
Điều 42.2.TT.8.6. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản
(Điều 6 Thông tư số 43/2011/TT-NHNN, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2012)
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ làm căn cứ cho công tác xác định giá trị hồ sơ, tài liệu được chính xác, khoa học, đảm bảo tính thống nhất.
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư này.
b) Khi tiến hành lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.
c) Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, phải tiến hành lập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, trình Thủ trưởng đơn vị quyết định có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản, hoặc tiêu hủy.
2. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản này, Thủ trưởng đơn vị căn cứ Thông tư này để cụ thể hóa các mức thời hạn bảo quản theo các nhóm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tương ứng trong Bảng để xác định.
Điều 42.2.TT.9.2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
(Điều 2 Thông tư số 15/2012/TT-BQP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06/04/2012)
1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị được quy định gồm hai mức:
a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này sau khi công việc đã giải quyết xong sẽ được giao nộp, bảo quản trong hệ thống lưu trữ của Quân đội 30 năm; sau đó được lựa chọn nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này sau khi công việc đã giải quyết xong sẽ được giao nộp, bảo quản trong hệ thống lưu trữ của Quân đội; đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định để tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 42.2.TT.9.3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội
(Điều 3 Thông tư số 15/2012/TT-BQP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06/04/2012)
1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.
2. Ban hành kèm theo Thông tư này “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu” gồm các nhóm hồ sơ, tài liệu như sau:
Nhóm 1. Tài liệu chung
Nhóm 2. Tài liệu tổ chức, biên chế, xây dựng lực lượng
Nhóm 3. Tài liệu kế hoạch, thống kê
Nhóm 4. Tài liệu đối ngoại, hợp tác quân sự với nước ngoài
Nhóm 5. Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
Nhóm 6. Tài liệu pháp chế
Nhóm 7. Tài liệu điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án
Nhóm 8. Tài liệu tổ chức Đảng
Nhóm 9. Tài liệu thi đua, khen thưởng và tuyên truyền giáo dục chính trị
Nhóm 10. Tài liệu tổ chức quần chúng
Nhóm 11. Tài liệu tài chính, kế toán
Nhóm 12. Tài liệu bảo đảm hậu cần, kỹ thuật
Nhóm 13. Tài liệu xây dựng cơ bản
Nhóm 14. Tài liệu đề án, dự án, chương trình trọng điểm
Nhóm 15. Tài liệu khoa học và công nghệ quân sự
Nhóm 16. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn khác
Bang thoi han bao quản_BQP.doc
Điều 42.2.TT.9.4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
(Điều 4 Thông tư số 15/2012/TT-BQP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06/04/2012)
1. Bảng thời hạn bảo quản này được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội. Khi xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư này.
b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan cấp trên phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu; đồng thời, lưu ý đến giai đoạn và thời điểm lịch sử để nâng mức thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.
c) Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, đánh giá lại, nếu thấy cần thì kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
2. Trường hợp trong thực tế, có những hồ sơ, tài liệu phát sinh chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu này thì cơ quan, đơn vị áp dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
Điều 42.2.TT.15.3. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
(Điều 3 Thông tư số 155/2013/TT-BTC, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2014)
Ban hành kèm theo Thông tư này Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính áp dụng đối với các nhóm hồ sơ, tài liệu sau:
A. Tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị
- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
- Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
- Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo và bảo vệ chính trị
- Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
- Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán, tài sản
- Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản
- Nhóm 7: Tài liệu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin
- Nhóm 8: Tài liệu hợp tác quốc tế
- Nhóm 9: Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
- Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng
- Nhóm 11: Tài liệu pháp chế
- Nhóm 12: Tài liệu xuất bản, báo chí, tuyên truyền
- Nhóm 13: Tài liệu hành chính văn thư, lưu trữ, quản trị công sở
- Nhóm 14: Tài liệu của tổ chức Đảng
- Nhóm 15: Tài liệu của tổ chức Công đoàn
- Nhóm 16: Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên
B. Tài liệu chuyên ngành phân theo từng lĩnh vực hoạt động
- Nhóm 1: Tài liệu quản lý tài chính - ngân sách
- Nhóm 2: Tài liệu quản lý vốn đầu tư phát triển thuộc ngân sách nhà nước
- Nhóm 3: Tài liệu quản lý nhà nước về kế toán, kiểm toán
- Nhóm 4: Tài liệu quản lý nợ và tài chính đối ngoại
- Nhóm 5: Tài liệu quản lý tài chính doanh nghiệp
- Nhóm 6: Tài liệu quản lý nhà nước về giá
- Nhóm 7: Tài liệu quản lý tài chính ngân hàng và các tổ chức tài chính
- Nhóm 8: Tài liệu quản lý và giám sát bảo hiểm
- Nhóm 9: Tài liệu quản lý công sản
- Nhóm 10: Tài liệu lĩnh vực thuế nội địa
- Nhóm 11: Tài liệu lĩnh vực hải quan và thuế xuất nhập khẩu
- Nhóm 12: Tài liệu lĩnh vực kho bạc Nhà nước
- Nhóm 13: Tài liệu lĩnh vực dự trữ Nhà nước
- Nhóm 14: Tài liệu lĩnh vực chứng khoán
- Nhóm 15: Tài liệu lĩnh vực giáo dục đào tạo
155.2013.TT.BTC.doc
Điều 42.2.TT.15.4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
(Điều 4 Thông tư số 155/2013/TT-BTC, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2014)
1. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành tài chính dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành tài chính. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành tài chính được quy định gồm hai mức như sau:
- Bảo quản vĩnh viễn: là những tài liệu được bảo quản không xác định thời gian.
Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp), sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, những giai đoạn, thời điểm lịch sử; nếu cần thiết có thể nâng các hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng bảo quản có thời hạn lên mức bảo quản vĩnh viễn.
- Bảo quản có thời hạn: là những tài liệu được xác định cụ thể thời hạn bảo quản bằng số năm tính từ ngày văn bản được ban hành, hoặc từ ngày hồ sơ công việc được giải quyết xong.
Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp), đến khi hết hạn bảo quản sẽ được thống kê, trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
2. Căn cứ Thông tư này, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính cụ thể hóa thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu của các lĩnh vực chuyên ngành. Mức xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn mức quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Thông tư này.
Trường hợp thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Thông tư này thì các đơn vị có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.
3. Các cơ quan, đơn vị ngoài ngành tài chính có thể áp dụng để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cho khối tài liệu có liên quan về quản lý tài chính, ngân sách.
Điều 42.2.LQ.18. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
(Điều 18 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật này.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.23.1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.)
THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Điều 42.2.LQ.19. Lưu trữ lịch sử
(Điều 19 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây:
a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 42.2.TL.1.3. Các dự án, công trình xây dựng thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
(Điều 3 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
1. Dự án, công trình quan trọng quốc gia theo Nghị quyết của Quốc hội.
2. Công trình được xếp hạng di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh (gọi chung là di tích) từ cấp II trở lên.
3. Các công trình theo quy định của pháp luật về phân loại, phân cấp công trình xây dựng gồm:
a) Công trình dân dụng từ cấp I trở lên; công trình phục vụ tín ngưỡng; công trình trụ sở cơ quan cấp tỉnh; công trình kho lưu trữ chuyên dụng cấp quốc gia và cấp tỉnh;
b) Công trình công nghiệp cấp đặc biệt; các công trình công nghiệp dầu khí, công trình năng lượng, công trình công nghiệp hóa chất và hóa dầu từ cấp I trở lên;
c) Công trình hạ tầng kỹ thuật cấp đặc biệt; công trình cấp nước, thoát nước từ cấp I trở lên;
d) Công trình giao thông từ cấp I trở lên;
đ) Công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn từ cấp I trở lên.
4. Trường hợp dự án đầu tư xây dựng công trình có nhiều công trình xây dựng hoặc hạng mục công trình thuộc các cấp khác nhau thì tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được căn cứ vào công trình xây dựng có cấp được quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này.
Điều 42.2.TL.1.4. Tài liệu dự án, công trình xây dựng
(Điều 4 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
1. Tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (kể cả các dự án thành phần) gồm các hồ sơ hình thành trong quá trình đầu tư xây dựng từ việc xác định chủ trương đầu tư, lập dự án, quyết định đầu tư; nghiên cứu, khảo sát, lập thiết kế, dự toán; lựa chọn nhà thầu; thi công xây dựng đến khi nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào sử dụng.
2. Loại hình tài liệu: tài liệu giấy; tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử và các loại hình tài liệu khác (nếu có).
Điều 42.2.TL.1.5. Hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình
(Điều 5 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
Hồ sơ trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định về chủ trương đầu tư xây dựng, bao gồm:
1. Báo cáo đầu tư (Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi);
2. Văn bản của cơ quan thẩm định (nếu có);
3. Văn bản về chủ trương đầu tư dự án, công trình xây dựng;
4. Tài liệu khác có liên quan.
Điều 42.2.TL.1.6. Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc Báo cáo kinh tế-kỹ thuật xây dựng công trình
(Điều 6 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc dự án thành phần), bao gồm:
1. Tờ trình phê duyệt dự án;
2. Thuyết minh và thiết kế cơ sở (đối với dự án); Thuyết minh và Thiết kế bản vẽ thi công (đối với những công trình chỉ phải lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật);
3. Hồ sơ, tài liệu điều chỉnh dự án (nếu có);
4. Văn bản thẩm định dự án;
5. Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình của người có thẩm quyền;
6. Giấy phép xây dựng (nếu có);
7. Tài liệu thi tuyển, tuyển chọn thiết kế kiến trúc công trình đối với những công trình bắt buộc thi tuyển thiết kế kiến trúc;
8. Tài liệu khác có liên quan.
Điều 42.2.TL.1.7. Hồ sơ khảo sát, thiết kế xây dựng công trình
(Điều 7 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
1. Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình
a) Tài liệu khảo sát xây dựng công trình gồm các hồ sơ: khảo sát địa hình, khảo sát địa chất, khảo sát địa chất thủy văn, khảo sát hiện trạng công trình và tài liệu khảo sát khác phục vụ cho hoạt động xây dựng.
b) Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình gồm: nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng đã được chủ đầu tư phê duyệt; báo cáo kết quả khảo sát xây dựng đã được nghiệm thu; văn bản của cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan (nếu có).
2. Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình
a) Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình gồm: thuyết minh thiết kế, các bản vẽ thiết kế (kèm theo danh mục bản vẽ), các tài liệu khảo sát xây dựng liên quan, quy trình bảo trì công trình (công trình và thiết bị lắp đặt vào công trình), xây dựng công trình.
b) Hồ sơ thẩm định, phê duyệt bản vẽ thiết kế kỹ thuật (thiết kế bản vẽ thi công) gồm các văn bản: báo cáo thẩm tra thiết kế kỹ thuật (thiết kế bản vẽ thi công); văn bản thẩm định thiết kế kỹ thuật (thiết kế bản vẽ thi công); văn bản phê duyệt thiết kế kỹ thuật (thiết kế bản vẽ thi công); biên bản nghiệm thu các bước thiết kế và tài liệu của cơ quan quản lý chuyên ngành có liên quan.
Điều 42.2.TL.1.8. Tài liệu giải phóng mặt bằng, địa điểm xây dựng công trình
(Điều 8 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
1. Tài liệu về phương án giải phóng mặt bằng (nếu có).
2. Tài liệu bàn giao mặt bằng xây dựng cho Nhà thầu thi công xây dựng công trình (tài liệu chỉ giới đất xây dựng).
3. Tài liệu về kinh phí giải phóng mặt bằng (nếu có).
4. Tài liệu về cấp đất xây dựng công trình.
Điều 42.2.TL.1.9. Tài liệu thi công - nghiệm thu công trình xây dựng
(Điều 9 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
1. Bản vẽ hoàn công bộ phận công trình, hạng mục công trình và toàn bộ công trình hoàn thành (kèm theo danh mục bản vẽ); các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công và các văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
2. Tài liệu nghiệm thu chất lượng công trình
Tài liệu nghiệm thu chất lượng công trình xây dựng bao gồm: tài liệu nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng, bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng, hạng mục công trình và công trình xây dựng. Thành phần tài liệu nghiệm thu gồm:
a) Các biên bản nghiệm thu chất lượng thi công xây dựng, kết quả thí nghiệm, hiệu chỉnh, chạy thử trong quá trình thi công và hoàn thành công trình (có Danh mục biên bản, kết quả thí nghiệm, hiệu chỉnh kèm theo).
b) Tài liệu đo đạc, quan trắc lún và biến dạng các hạng mục công trình, toàn bộ công trình và các công trình lân cận trong phạm vi lún ảnh hưởng trong quá trình xây dựng (nếu có).
c) Kết quả kiểm tra công tác nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng của cơ quan chuyên môn về xây dựng.
d) Kết quả kiểm định chất lượng sản phẩm của các tổ chức kiểm định chất lượng công trình xây dựng hoặc thông báo kết quả kiểm tra chất lượng; báo cáo của tổ chức kiểm định chất lượng công trình xây dựng đối với những bộ phận, hạng mục công trình hoặc công trình có dấu hiệu không đảm bảo chất lượng trước khi chủ đầu tư nghiệm thu (nếu có).
đ) Thông báo ý kiến đánh giá của Hội đồng nghiệm thu Nhà nước về công tác quản lý chất lượng công trình xây dựng (đối với công trình thuộc Danh mục kiểm tra); biên bản nghiệm thu xác nhận chất lượng công trình xây dựng (đối với công trình thuộc danh mục nghiệm thu).
e) Quy trình vận hành khai thác công trình.
g) Biên bản nghiệm thu, chấp thuận hệ thống kỹ thuật, công nghệ đủ điều kiện sử dụng của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có).
h) Hồ sơ về sự cố và giải quyết sự cố công trình chính trong quá trình thi công xây dựng (nếu có), gồm: báo cáo sự cố; báo cáo giám định nguyên nhân sự cố và các tài liệu liên quan trong quá trình thực hiện giám định sự cố; biên bản kiểm tra hiện trường sự cố; các tài liệu về thiết kế và thi công xây dựng liên quan đến sự cố; tài liệu giải quyết sự cố.
i) Biên bản bàn giao hạng mục công trình, công trình đưa vào sử dụng.
k) Các văn bản pháp lý khác.
Điều 42.2.TL.1.10. Tài liệu lựa chọn nhà thầu
(Điều 10 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
Trường hợp chủ đầu tư không tự thực hiện mà thuê tư vấn trong quá trình lập dự án, khảo sát, thiết kế, thi công thì thành phần tài liệu của các hồ sơ quy định tại Điều 6, Điều 7 và Điều 9 còn bao gồm tài liệu lựa chọn nhà thầu:
1. Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
2. Hợp đồng, nghiệm thu hợp đồng và các tài liệu khác có liên quan đến đối tượng nghiệm thu.
Điều 42.2.TL.1.11. Hồ sơ quyết toán dự án, công trình hoàn thành hoặc hồ sơ quyết toán mỗi dự án thành phần hoặc tiểu dự án độc lập sử dụng (có quyết định phê duyệt dự án hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình riêng biệt)
(Điều 11 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
1. Báo cáo quyết toán.
2. Hồ sơ kiểm toán quyết toán (trước khi phê duyệt quyết toán).
3. Hồ sơ phê duyệt quyết toán.
Điều 42.2.TL.1.12. Trách nhiệm giao nộp tài liệu dự án, công trình xây dựng vào Lưu trữ lịch sử
(Điều 12 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
1. Chủ đầu tư xây dựng công trình chịu trách nhiệm toàn bộ việc quản lý hồ sơ, tài liệu công trình từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào sử dụng và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử đối với các công trình được quy định tại khoản 1, khoản 3 Điều 3 Thông tư này.
a) Thu thập đủ thành phần hồ sơ, tài liệu của dự án, công trình xây dựng được quy định tại Điều 3 Thông tư này.
b) Chỉnh lý tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu (tại Phụ lục I) thành 03 bản.
c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu dự án, công trình xây dựng và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (2 bản) hoặc công cụ tra cứu khác (nếu có) đúng thời hạn quy định của pháp luật. Hồ sơ, tài liệu được giao nộp một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể giao nộp hồ sơ, tài liệu riêng cho từng công trình (hạng mục công trình) đó.
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
2. Trong trường hợp chủ đầu tư thành lập và ủy quyền cho Ban Quản lý dự án thực hiện giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, thì Ban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư nhiệm vụ được quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Chủ quản lý sử dụng công trình chịu trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu dự án, công trình xây dựng được quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư này vào Lưu trữ lịch sử.
Điều 42.2.LQ.20. Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
(Điều 20 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây:
a) Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;
b) Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này.
3. Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.
Điều 42.2.TT.21.5. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử các cấp trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ
(Điều 5 Thông tư số 16/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.
2. Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.
3. Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.
4. Trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
5. Lưu trữ lịch sử gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.
6. Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.
7. Tiếp nhận tài liệu
a) Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.
b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
c) Lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản. Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục số III.
8. Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Phu luc III- TT16 Bien ban giao nhan TLLTLS.docx
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)
Điều 42.2.TT.21.6. Giao, nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện (đối với các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã tổ chức Lưu trữ lịch sử huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành)
(Điều 6 Thông tư số 16/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Phòng Nội vụ cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của từng Phông tài liệu, thống kê thành Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý.
2. Quản lý khối tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
a) Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.
b) Đối với tài liệu hết giá trị hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định, Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu giúp UBND cấp huyện xem xét, làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ.
Điều 42.2.LQ.21. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
(Điều 21 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Điều 42.2.NĐ.1.14. Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao
(Điều 14 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
2. Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu của ngành sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ; thống nhất đầu mối tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của Luật lưu trữ.
Điều 42.2.NĐ.1.15. Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ của ngành khác
(Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
2. Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ; tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của Luật lưu trữ.
Điều 42.2.LQ.22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
(Điều 22 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.22.3. Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Điều 42.2.TT.22.4. Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; Điều 42.2.TT.22.5. Xây dựng, thẩm định Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Điều 42.2.TT.21.5. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử các cấp trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ; Điều 42.2.TT.22.6. Thẩm quyền ban hành Danh mục nguồn nộp lưu; Điều 42.2.TT.22.7. Sửa đổi bổ sung Danh mục nguồn nộp lưu)
Điều 42.2.TT.21.3. Nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ
(Điều 3 Thông tư số 16/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định.
2. Chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu.
3. Giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.
4. Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.
Điều 42.2.TT.21.4. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ
(Điều 4 Thông tư số 16/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục I.
Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.
Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.
3. Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định.
4. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử.
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.
5. Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có). Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số II.
6. Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử cùng cấp để giao nộp.
7. Giao nộp tài liệu
a) Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền.
b) Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
Phu luc I_Mẫu mục luc ho so nop lưu TL.docx
Phụ lục II TT16 Danh muc TL co muc do mat.docx
Điều 42.2.TT.22.3. Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
(Điều 3 Thông tư số 17/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội;
2. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
3. Văn phòng Chủ tịch nước;
4. Tòa án nhân dân tối cao;
5. Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
6. Các tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ có chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn (Tổng cục, Cục, Ban, Ủy ban);
7. Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập;
8. Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập;
9. Cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoạt động bằng ngân sách nhà nước.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)
Điều 42.2.TT.22.4. Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
(Điều 4 Thông tư số 17/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Các cơ quan, tổ chức tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh)
a) Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân;
b) Ủy ban nhân dân;
c) Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân;
d) Tòa án nhân dân;
đ) Viện kiểm sát nhân dân;
e) Công an, Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy, Bộ chỉ huy quân sự, Bộ chỉ huy Bộ đội Biên phòng;
g) Các tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có chức năng quản lý Nhà nước;
h) Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân;
i) Cơ quan, tổ chức của Trung ương, các đơn vị thành viên của các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh;
k) Doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định thành lập;
l) Các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách nhà nước.
2. Các cơ quan, tổ chức quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện)
a) Hội đồng nhân dân;
b) Ủy ban nhân dân;
c) Tòa án nhân dân;
d) Viện kiểm sát nhân dân;
e) Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự;
g) Cơ quan, tổ chức của Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp huyện.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)
Điều 42.2.TT.22.5. Xây dựng, thẩm định Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp
(Điều 5 Thông tư số 17/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Trách nhiệm xây dựng Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp (sau đây gọi chung là Danh mục nguồn nộp lưu)
a) Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu và trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền thẩm định;
b) Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương và cấp tỉnh có trách nhiệm trình cơ quan có thẩm quyền ban hành Danh mục nguồn nộp lưu;
c) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định tại Thông tư này có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trong việc xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu.
2. Căn cứ để xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu
a) Thông tư hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
b) Quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các cơ quan, tổ chức trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử;
c) Quy định của pháp luật về việc thành lập, đổi tên, chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử.
3. Phương pháp xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu
a) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản liên quan về hệ thống cơ quan, tổ chức trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu để xây dựng dự thảo Danh mục nguồn nộp lưu;
b) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền để thẩm định;
c) Cơ quan thực hiện nhiệm vụ thẩm định Danh mục nguồn nộp lưu theo quy định tại Khoản 4 Điều này có trách nhiệm trình cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 6 Thông tư này phê duyệt, ban hành Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
d) Hồ sơ trình gồm: Công văn đề nghị của Lưu trữ lịch sử; bản thuyết minh Danh mục nguồn nộp lưu; Văn bản thẩm định của người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương, cấp tỉnh; Dự thảo quyết định ban hành Danh mục nguồn nộp lưu.
4. Thẩm định Danh mục nguồn nộp lưu
a) Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử ở Trung ương theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
b) Sở Nội vụ thẩm định Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo đề nghị của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)
Điều 42.2.TT.22.6. Thẩm quyền ban hành Danh mục nguồn nộp lưu
(Điều 6 Thông tư số 17/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Danh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)
Điều 42.2.TT.22.7. Sửa đổi bổ sung Danh mục nguồn nộp lưu
(Điều 7 Thông tư số 17/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
Danh mục nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh được sửa đổi, bổ sung trong các trường hợp sau:
a) Khi cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu có sự thay đổi về tên gọi do chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước nhưng vẫn thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
b) Thành lập cơ quan, tổ chức mới được xác định thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)
Điều 42.2.LQ.23. Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
(Điều 23 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.
Điều 42.2.LQ.24. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản
(Điều 24 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định.
3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Điều 42.2.TT.1.4. Yêu cầu quản lý tài liệu
(Điều 4 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức khi cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính chia, tách, sáp nhập; doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu phải được quản lý theo các yêu cầu sau:
1. Bảo đảm nguyên tắc tập trung, thống nhất: Việc thu nhập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu trong cơ quan, tổ chức và từ cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử phải được thực hiện thống nhất theo các quy định về nghiệp vụ lưu trữ của pháp luật hiện hành.
2. Bảo đảm nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.
3. Thuận tiện cho việc bảo quản và nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 42.2.TT.1.5. Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức
(Điều 5 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
1. Khi chia cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tổ chức mới
1.1. Nếu cơ quan, tổ chức trước khi chia thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.
Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu: cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ: việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định.
Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết: cơ quan mới thành lập, hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.
1.2. Nếu cơ quan, tổ chức trước khi chia không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
Hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong: cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ: việc quản lý những tài liệu cũ do cơ quan quản lý cấp trên quyết định.
Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết: cơ quan mới thành lập, hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.
2. Khi chia tách một hoặc một số bộ phận của cơ quan, tổ chức để sáp nhập vào cơ quan, tổ chức khác
2.1. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong của bộ phận được tách: giao lại cho lưu trữ của cơ quan cũ quản lý theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ;
2.2. Hồ sơ, tài liệu về những việc chưa giải quyết xong của bộ phận được tách: đưa về cơ quan mới để theo dõi giải quyết tiếp.
3. Khi sáp nhập cơ quan, tổ chức vào một cơ quan, tổ chức khác (hoặc hợp nhất một số cơ quan, tổ chức để thành cơ quan, tổ chức mới)
3.1. Nếu cơ quan, tổ chức cũ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu đã đến hạn giao nộp được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.
Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu nhưng chưa đến hạn giao nộp được chuyển về cơ quan mới.
Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết được chuyển về cơ quan mới.
3.2. Nếu cơ quan, tổ chức cũ không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: toàn bộ hồ sơ, tài liệu được chuyển về cơ quan mới.
Điều 42.2.TT.1.6. Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập đơn vị hành chính
(Điều 6 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
1. Khi chia tỉnh, huyện, xã để thành các tỉnh, huyện, xã mới
1.1. Khi chia tỉnh để thành các tỉnh mới đối với các phông lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ của tỉnh bị chia:
Nếu tỉnh bị chia nay được tái lập lại từ các tỉnh cũ trước đây: các phông lưu trữ thuộc tỉnh cũ nay được trả lại tỉnh tái lập đó.
Các phông lưu trữ thuộc tỉnh bị chia: được tỉnh mới tiếp nhận trụ sở tỉnh cũ tiếp tục quản lý.
1.2. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của tỉnh bị chia: việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi chia cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tổ chức mới (phần II mục 1.1. của Thông tư này);
1.3. Đối với các cấp huyện, xã thuộc tỉnh bị chia:
Nếu huyện, xã vẫn giữ nguyên đơn vị hành chính cũ: việc quản lý tài liệu không thay đổi.
Nếu huyện, xã được chia tách để nhập vào huyện hoặc xã khác: việc quản lý tài liệu được áp dụng như phần II mục 2.2 của Thông tư này.
1.4. Khi chia huyện để thành các huyện mới
Việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi chia tỉnh để thành các tỉnh mới (phần II mục 2.1.1. của Thông tư này).
1.5. Khi chia xã để thành các xã mới
Hồ sơ, tài liệu hiện có của xã bị chia được xã mới tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý.
2. Khi chia tách tỉnh, huyện, xã để nhập vào tỉnh, huyện, xã khác
2.1. Khi điều chỉnh huyện của tỉnh này cho tỉnh khác quản lý
Nếu huyện được điều chỉnh cho tỉnh khác quản lý nhưng vẫn giữ nguyên đơn vị hành chính huyện cũ: việc quản lý tài liệu của huyện không thay đổi.
Nếu huyện của tỉnh này được điều chỉnh để nhập vào huyện của tỉnh khác: việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi hai huyện sáp nhập (hoặc hợp nhất) (phần II mục 2.3 của Thông tư này).
2.2. Khi điều chỉnh xã của huyện này cho huyện khác quản lý
Việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi chia tách huyện của tỉnh này nhập sang tỉnh khác (phần II mục 2.2.1. của Thông tư này).
2.3. Khi điều chỉnh một phần diện tích tự nhiên và dân số của xã này cho xã khác quản lý
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu về phần diện tích và dân số được điều chỉnh vẫn do xã cũ tiếp tục quản lý.
3. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) tỉnh, huyện, xã để thành các tỉnh, huyện, xã mới
3.1. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) một số tỉnh để thành tỉnh mới:
Đối với những phông lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ của các tỉnh cũ: thống kê tài liệu theo phông lưu trữ và đưa về bảo quản tập trung tại Trung tâm lưu trữ của tỉnh mới.
Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của các tỉnh sáp nhập: việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) cơ quan, tổ chức để thành cơ quan, tổ chức mới (phần II mục 1.3. của Thông tư này).
Đối với các cấp huyện, xã thuộc các tỉnh cũ: Nếu huyện, xã vẫn giữ nguyên đơn vị hành chính cũ: việc quản lý tài liệu trong phạm vi huyện, xã đó không thay đổi; nếu huyện, xã có chia, tách, sáp nhập: việc quản lý tài liệu được thực hiện như quy định tại các mục tương ứng của Thông tư này.
3.2. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) một số huyện để thành huyện mới:
Việc quản lý tài liệu được áp dụng tương tự như khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) một số tỉnh để thành tỉnh mới (phần II mục 2.3.1. của Thông tư này).
3.3. Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) một số xã để thành xã mới
Hồ sơ, tài liệu hiện có của các xã cũ được đưa về bảo quản tập trung tại xã mới.
Điều 42.2.TT.1.7. Quản lý tài liệu khi tổ chức lại hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước
(Điều 7 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
1. Khi tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước không làm thay đổi sở hữu của doanh nghiệp
1.1. Khi tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước dưới các hình thức chia, tách, sáp nhập, hợp nhất: việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi chia, tách, sáp nhập (hoặc hợp nhất) cơ quan, tổ chức (phần II mục 1 của Thông tư này);
1.2. Khi tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước dưới các hình thức như chuyển công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước có hai thành viên trở lên; chuyển tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập thành tổng công ty do các công ty tự đầu tư và thành lập; khoán, cho thuê công ty nhà nước và các hình thức khác theo quy định của pháp luật: việc quản lý tài liệu được tiếp tục áp dụng như đối với các cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước.
2. Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước mà Nhà nước vẫn tiếp tục nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối.
Việc quản lý tài liệu của doanh nghiệp được tiếp tục áp dụng như đối với các cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước.
3. Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước mà Nhà nước không tiếp tục nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối.
3.1. Đối với doanh nghiệp nhà nước trước khi chuyển đổi sở hữu thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
- Những hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu của giai đoạn trước khi chuyển đổi sở hữu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.
- Những hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu được doanh nghiệp tiếp tục quản lý.
3.2. Đối với doanh nghiệp nhà nước trước khi chuyển đổi sở hữu không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: toàn bộ hồ sơ, tài liệu được doanh nghiệp tiếp tục quản lý.
Điều 42.2.TT.1.8. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử các cấp
(Điều 8 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
Khi trong Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu của lưu trữ lịch sử nào có trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, hay doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu, lưu trữ lịch sử đó phải tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc chuẩn bị tài liệu của cơ quan, tổ chức và thực hiện việc tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử theo quy định.
BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Điều 42.2.LQ.25. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ
(Điều 25 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
Điều 42.2.TT.2.3. Yêu cầu chung
(Điều 3 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
Kho lưu trữ chuyên dụng phải bảo đảm được các yêu cầu chung sau đây:
1. Về địa điểm: thuận tiện giao thông; có địa chất ổn định, xa các chấn động nền; có địa thế cao, thoát nước nhanh; không ở gần các khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết.
2. Bảo đảm kết cấu bền vững; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
3. Thiết kế hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
4. Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hoá.
Điều 42.2.TT.2.4. Khu vực kho bảo quản tài liệu
(Điều 4 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
Khu vực kho bảo quản tài liệu được bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập. Tùy thuộc vào loại hình tài liệu mà bố trí các kho bảo quản tài liệu cho phù hợp.
1. Diện tích sàn xây dựng
Diện tích sàn kho bảo quản tài liệu được tính theo công thức:
Diện tích sàn kho = |
Số mét giá tài liệu cần bảo quản |
5 |
2. Diện tích kho bảo quản tài liệu và hướng cửa
Mỗi kho bảo quản tài liệu có diện tích tối đa không quá 200m2 gồm: diện tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho.
Hướng cửa các kho bảo quản tài liệu bố trí tránh hướng Tây.
3. Kết cấu
Kết cấu kho bảo quản tài liệu phải có sức chịu tải bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12.
4. Tải trọng sàn
Tải trọng sàn tối thiểu là 1700 kg/m2 nếu sử dụng giá cố định hoặc 2400 kg/m2 nếu sử dụng giá di động.
5. Nền
Nền kho bảo quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.
6. Tường
Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy).
Tường kho bảo quản tài liệu có thể thiết kế theo một trong hai phương án sau:
- Thiết kế hai lớp: tường ngoài cách tường trong khoảng 1,2 m tạo hành lang chống nóng, chống ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào kho bảo quản tài liệu và để bố trí một số thiết bị khi cần thiết.
- Thiết kế một lớp: độ dày tối thiểu của tường là 0,6 m.
7. Mái
Mái được thiết kế 2 lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt. Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1m tạo lưu không thông thoáng. Mái kho có độ dốc khoảng 5 %.
8. Chiều cao tầng
Tầng kho có chiều cao thông thuỷ tối thiểu 2,4m.
Tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m.
Tầng hầm thông gió, chống ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m - 2,4m.
9. Cửa
- Cửa ra vào và cửa thoát hiểm phải được làm một cánh bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài. Khe hở giữa các cánh cửa với mặt nền không được lớn hơn 5 mm.
Đối với những kho bảo quản tài liệu được lắp đặt điều hoà nhiệt độ thì cửa kho phải bảo đảm chống được thất thoát nhiệt.
- Cửa sổ: diện tích cửa sổ chiếm khoảng 1/10 diện tích mặt tường kho. Trường hợp tường kho thiết kế một lớp thì các cửa sổ được thiết kế đối xứng; cửa sổ phải có khả năng chống đột nhập, chống côn trùng, chống bụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu và cho phép thông gió tự nhiên khi cần thiết.
10. Giao thông chiều dọc
Giao thông chiều dọc trong kho gồm:
- Cầu thang chính;
- Cầu thang thoát hiểm, được bố trí ở đầu mút khu vực kho, rộng 1,5m - 2,0m.
- Thang máy được lắp đặt cho kho bảo quản tài liệu có từ hai tầng trở lên. Thang máy được đặt ở khu vực tiếp giáp giữa các phòng kho bảo quản với các phòng làm việc. Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu ích 500 - 800 kg, có tường chịu lửa bao quanh (độ chịu lửa 4 giờ). Thùng thang máy có kích thước 1,5m x 1,8m và cửa mở có chiều rộng hữu ích tối thiểu 1,2m.
11. Bố trí giá để tài liệu
Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 m. Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 -0,6 m. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7- 0,8 m, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 -1,4 m.
12. Yêu cầu về môi trường trong kho
- Nhiệt độ, độ ẩm: đối với tài liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 200C (± 20C) và độ ẩm 50% (± 5 %); đối với tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa thì nhiệt độ là 160C (± 20C) và độ ẩm là 45% (± 5 %).
- Ánh sáng: độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux.
- Nồng độ khí độc trong phòng kho: khí sunfuarơ (SO2) khoảng dưới 0,15 mg/m3; khí ôxit nitơ (NO2) khoảng 0,1 mg/m3; khí CO2 khoảng dưới 0,15 mg/m3.
- Chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây.
13. Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu
- Thiết bị bảo vệ gồm: camera quan sát; thiết bị báo động; thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động; thiết bị chống đột nhập…
- Thiết bị cần thiết cho kho bảo quản tài liệu gồm: giá, hộp, tủ đựng tài liệu được thực hiện theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định; máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị thông gió; quạt điện …
Điều 42.2.TT.2.5. Các khu vực khác
(Điều 5 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
Các khu vực khác bao gồm: khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng.
Tổng diện tích sàn của khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối thiểu bằng 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu. Khu vực phục vụ công chúng tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu.
1. Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ
Khu vực xử lý nghiệp vụ được bố trí gần khu vực kho bảo quản tài liệu gồm các phòng sau:
1.1. Phòng tiếp nhận tài liệu: phòng này được bố trí ở vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển tài liệu và được trang bị các giá để tài liệu, thiết bị vệ sinh tài liệu và các phương tiện vận chuyển tài liệu;
1.2. Phòng khử trùng tài liệu: phòng này đặt gần phòng tiếp nhận tài liệu, được thiết kế xây dựng phù hợp với phương pháp khử trùng bằng phương pháp đông lạnh hoặc bằng phương pháp hút chân không và có các thiết bị khử trùng tài liệu phù hợp;
1.3. Phòng khử axit tài liệu với các thiết bị khử axit;
1.4. Phòng chỉnh lý tài liệu: phòng được đặt gần phòng tiếp nhận tài liệu và phòng để tài liệu hết giá trị; được trang bị các thiết bị phù hợp với mỗi loại hình tài liệu;
1.5. Phòng để tài liệu hết giá trị: bố trí gần đường cho xe vận chuyển, gần phòng chỉnh lý tài liệu và có các giá để tài liệu hết giá trị;
1.6. Các phòng tu bổ, phục chế tài liệu: bố trí nơi thông thoáng, chiếu sáng tốt; có các thiết bị tu bổ, phục chế phù hợp với từng loại hình tài liệu; có hệ thống cấp, thoát nước nóng, lạnh;
1.7. Các phòng lập bản sao bảo hiểm: phòng chụp microfilm, phòng tráng rửa, phòng kiểm tra microfilm với các trang thiết bị phù hợp; có hệ thống cấp, thoát nước nóng, lạnh và hệ thống xử lý nước thải.
2. Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật
Gồm các phòng lắp đặt hệ thống: điều hòa trung tâm; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm soát tình trạng bảo vệ, xử lý trong trường hợp xảy ra cháy, nổ…
2.1. Khu hành chính gồm các phòng phù hợp quy mô của cơ quan:
- Các phòng làm việc hành chính;
- Phòng họp;
- Phòng khách;
- Phòng bảo vệ an ninh;
- Nhà xe của công chức và độc giả;
- Các công trình phụ trợ: cổng, vườn hoa, cây cảnh, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh…
2.2. Khu vực phục vụ công chúng
Gồm những phòng sau:
- Phòng đọc chung: diện tích phòng đọc tuỳ theo số luợng độc giả với diện tích tối thiểu 5m2/người. Phòng đọc có ít cột trụ; có hệ thống cách âm tốt; thông gió; đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác.
- Phòng đọc đặc biệt: để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác nhau…
- Phòng bảo quản tạm tài liệu: được bố trí gần phòng đọc để giữ tài liệu mà độc giả đăng ký nhưng chưa đọc hoặc đang đọc chưa xong.
- Phòng sao chụp tài liệu: được đặt gần phòng đọc.
- Phòng hội nghị: dùng để hội thảo, chiếu phim, tổ chức hội nghị. Phòng được bố trí thiết bị âm thanh, màn hình và bàn ghế có khả năng di động cho những mục đích khác nhau.
- Phòng trưng bày, triển lãm tài liệu: diện tích rộng, được trang bị các phương tiện chiếu sáng cố định và di động. Không gian bên trong có thể thay đổi nhờ các panô không bắt lửa và có thể tháo lắp được.
- Phòng gửi tư trang của công chúng: đặt gần lối ra vào phòng đọc, phòng trưng bày, triển lãm tài liệu và phòng bảo vệ an ninh.
Điều 42.2.TT.2.6. Một số yêu cầu khác
(Điều 6 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
1. Hệ thống điện
Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho. Đường điện trong kho phải thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện.
2. Hệ thống cấp, thoát nước
Hệ thống cấp và thoát nước được lắp đặt riêng.
Không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên hoặc mái kho lưu trữ. Đường ống nước bảo đảm độ kín, không rò rỉ, không đi qua phòng kho bảo quản tài liệu.
Hệ thống thoát nước bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường.
3. Yêu cầu về phòng, chữa cháy, nổ
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy, nổ và chống sét; có cầu thang thoát hiểm. Xung quanh kho lưu trữ phải có hệ thống đường cho xe cứu hoả và hệ thống nước cứu hoả.
Để chữa cháy và không làm tổn hại đến tài liệu thì khu vực bảo quản tài liệu chỉ sử dụng loại bình khí hoặc bình bột .
Trang thiết bị phòng cháy và chữa cháy được thực hiện theo các tiêu chuẩn hiện hành do Nhà nước quy định.
Bản thiết kế thi công kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy phê duyệt.
4. Yêu cầu về giao thông giữa các khu vực của kho lưu trữ
Phải bảo đảm thuận tiện cho vận chuyển tài liệu giữa các khu vực; thuận tiện đi lại của công chúng nghiên cứu tài liệu, đặc biệt đối với người tàn tật; thuận tiện cho phòng, chữa cháy.
Đường đi lại của độc giả được bố trí riêng.
Điều 42.2.TT.2.7. Trường hợp xây mới kho lưu trữ chuyên dụng
(Điều 7 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
1. Các cơ quan, tổ chức khi xây dựng mới kho lưu trữ chuyên dụng phải bảo đảm theo các yêu cầu hướng dẫn tại Thông tư này. Lưu ý một số điểm sau:
1.1. Về lựa chọn quy mô: căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan lưu trữ, số lượng và thành phần tài liệu nộp lưu để lựa chọn quy mô cho phù hợp. Kho lưu trữ chuyên dụng có các loại quy mô sau:
Loại 1: bảo quản từ 10 km giá tài liệu trở lên, diện tích sàn tối thiểu 3200m2.
Loại 2: bảo quản từ 7 - 9 km giá tài liệu, diện tích sàn 2190 - 2820 m2.
Loại 3: bảo quản từ 4 - 6 km giá tài liệu, diện tích sàn 1245 - 1875 m2.
Loại 4: bảo quản từ 1 - 3 km giá tài liệu, diện tích sàn 312 - 936 m2;
1.2. Việc xác định quy mô được căn cứ vào:
+ Số lượng tài liệu thực tế đang bảo quản tại kho lưu trữ;
+ Số lượng tài liệu thực tế đang bảo quản tại các nguồn nộp lưu đã đến hạn mà chưa thu về;
+ Số lượng tài liệu ước tính hình thành ở các nguồn nộp lưu sẽ thu về trong 30 - 50 năm tới;
+ Số lượng tài liệu tư nhân ước tính sẽ sưu tầm hoặc được tặng, ký gửi của các tổ chức và cá nhân.
1.3. Về thiết kế các hạng mục:
Đối với những kho lưu trữ chuyên dụng có quy mô nhỏ, khi thiết kế một số phòng của khu hành chính và khu vực phục vụ công chúng có thể được hợp nhất hoặc không đặt ra, tuỳ theo điều kiện thực tế.
2. Trong quá trình lập dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể tham khảo bản Thiết kế điển hình “Trung tâm lưu trữ nhà nước cấp tỉnh - Khối kho tài liệu giấy” và Thiết kế điển hình “Khối hành chính, sử dụng tài liệu, kỹ thuật - Trung tâm lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” do Bộ Xây dựng ban hành kèm theo Quyết định số 679/QĐ-BXD ngày 10 tháng 6 năm 1999 và Quyết định số 22/2000/QĐ-BXD ngày 02 tháng 11 năm 2000.
Điều 42.2.TT.2.8. Trường hợp cải tạo, nâng cấp thành kho lưu trữ chuyên dụng
(Điều 8 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
Đối với các cơ quan, tổ chức đã có kho lưu trữ nhưng quy mô nhỏ chưa đáp ứng đủ các yêu cầu hướng dẫn tại Thông tư này hoặc trong trường hợp cải tạo các trụ sở làm việc cũ thành kho lưu trữ chuyên dụng, cần đặc biệt lưu ý những vấn đề như: tải trọng sàn, cửa ra vào, cửa sổ, hệ thống điện, hệ thống cấp, thoát nước, lối vào cho xe vận chuyển tài liệu, xe cứu hoả…
Điều 42.2.TT.2.9. Đối với các kho lưu trữ đặt trong trụ sở làm việc của các cơ quan, tổ chức
(Điều 9 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
1. Đối với các cơ quan, tổ chức nói chung cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:
1.1.Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận chuyển tài liệu;
1.2. Về diện tích phòng kho: bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu;
1.3. Về môi trường trong phòng kho bảo quản: bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc theo hướng dẫn tại khoản i điểm 1 phần II của Thông tư này;
1.4. Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn;
1.5. Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ.
2. Đối với cấp xã, phường, thị trấn
2.1. Phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí một phòng độc lập trong trụ sở UBND với diện tích tối thiểu 20m2;
2.2. Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời;
2.3. Phòng kho bảo quản phải bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng;
2.4. Môi trường trong phòng kho bảo quản phải bảo đảm sạch sẽ, thoáng mát;
2.5. Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn;
2.6. Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.
Điều 42.2.TT.7.3. Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ
(Điều 3 Thông tư số 15/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 26/12/2011)
1. Định mức lao động chi tiết vệ sinh 01m2 kho bảo quản tài liệu lưu trữ (hệ số k là 1,0) quy định tại Phụ lục 1 kèm theo.
2. Định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh 01m2 kho bảo quản tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II kèm theo. Định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh được tính theo chu kỳ vệ sinh kho là 6 tháng/lần.
Phu luc II TT15 Đinh muc Vtu cong cu Kho bao quan TLLT.docx
Phụ lục I-TT15 Đinh mưc lao động Ve sinh kho bao quan.docx
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ)
Điều 42.2.TT.7.4. Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy
(Điều 4 Thông tư số 15/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 26/12/2011)
1. Định mức lao động chi tiết vệ sinh 01 mét giá tài liệu lưu trữ nền giấy quy định tại Phụ lục III kèm theo.
2. Định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh 01 mét giá tài liệu lưu trữ nền giấy quy định tại Phụ lục IV kèm theo. Định mức vật tư, trang thiết bị phục vụ vệ sinh được tính theo chu kỳ vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy là 10 năm/lần.
Phu luc III TT15 DDMuc LD chi tiet tren nen Giay.docx
Phụ lục IV 15 DDmuc vat tu cong cu ve sinh TL.docx
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.LQ.36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ)
Điều 42.2.TT.20.4. Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công
(Điều 4 Thông tư số 12/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/12/2014)
1. Định mức lao động bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công (Tsp) là thời gian lao động hao phí để thực hiện bồi nền 01 tờ tài liệu, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp (Tcn), định mức lao động phục vụ (Tpv) và định mức lao động quản lý (Tql): Tsp = Tcn + Tpv + Tql.
a) Định mức lao động bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công đối với 01 tờ tài liệu (khổ A4) quy định tại Phụ lục I đính kèm.
Trường hợp bồi nền hai mặt, định mức lao động tại các bước 4a, 4b, 4c, 4d, 4e được tính hệ số 2 so với mức lao động quy định tại Phụ lục I.
b) Định mức lao động đối với tài liệu có tình trạng vật lý kém và khổ giấy của tài liệu khác khổ A4, được tính hệ số k so với các định mức lao động quy định tại Phụ lục I, cụ thể:
- Đối với tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị dính bết nhiều), định mức lao động tại bước 3b: (k1) = 1,5.
- Đối với tài liệu có kích thước khác A4, định mức lao động tại các bước 3c và 4: (k2)
+ Tài liệu khổ A5: (k2) = 0,8;
+ Tài liệu khổ A3: (k2) = 1,5;
+ Tài liệu khổ A2: (k2) = 2,5;
+ Tài liệu khổ A1: (k2) = 5;
+ Tài liệu khổ A0: (k2) = 10.
2. Mức vật tư, văn phòng phẩm bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công quy định tại Phụ lục II đính kèm.
Phụ lục I.TT12 Đ MLĐ boi nen bang PP Thu cong.docx
Phụ lục II.TT12 ĐMVTVPP.docx
Điều 42.2.LQ.26. Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm
(Điều 26 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới.
3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.
Điều 42.2.TL.2.3. Nội dung chi sưu tầm tài liệu quý, hiếm
(Điều 3 Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2014)
1. Chi điều tra, thống kê tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
2. Lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước và ở nước ngoài: Tra cứu, lựa chọn, sắp xếp, thống kê, tổng hợp thông tin.
3. Chi thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm:
a) Chi hoạt động của Hội đồng xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam: Hội thảo, họp thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm, lấy ý kiến thẩm định của hội đồng, thuê chuyên gia thẩm định trong trường hợp cần thiết;
b) Chi thuê chuyên gia thẩm định trong trường hợp cần thiết.
4. Chi sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm:
a) Chi tiếp nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm được hiến tặng: Thuê hội trường, trang trí hội trường, thông tin tuyên truyền, nước uống và các khoản chi khác liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận tài liệu;
b) Chi tặng quà cho chủ sở hữu hiến tặng bản gốc, bản chính, cung cấp bản sao tài liệu;
c) Mua bản gốc, bản chính tài liệu trên cơ sở thỏa thuận giữa cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm với chủ sở hữu tài liệu;
d) Chi lập phiên bản, bản sao của tài liệu;
đ) Chi trao đổi tài liệu (bản chính, bản gốc, bản sao) với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong nước và ở nước ngoài: Lựa chọn tài liệu trao đổi; lập bản sao tài liệu để trao đổi (trong trường hợp không trao đổi bản chính, bản gốc); sắp xếp, thống kê tài liệu trao đổi, lập danh mục tài liệu trao đổi;
e) Chi xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn: Xây dựng đề cương, kịch bản khẩu vấn; chi trả thù lao cho các cá nhân, gia đình, dòng họ, tổ chức được phỏng vấn, ghi âm, ghi hình để xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn;
g) Chi thuê các cá nhân, tổ chức ở trong nước và ở ngoài nước sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
5. Chi xử lý, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm sau khi sưu tầm:
a) Chi chỉnh lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được ở trong nước và nước ngoài;
b) Chi biên dịch, hiệu đính tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được từ tiếng nước ngoài, tiếng dân tộc, ngôn ngữ cổ sang tiếng Việt;
c) Chi mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ quý, hiếm trong trường hợp đặc biệt;
d) Chi bảo quản tài liệu lưu trữ quý, hiếm:
- Tu bổ tài liệu: Vệ sinh, dán, vá, khử trùng, khử axit, bồi nền;
- Lập và duy trì bản sao bảo hiểm;
đ) Chi lập cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ quý, hiếm đã sưu tầm được: Xây dựng phần mềm, số hóa tài liệu, nhập dữ liệu, kiểm tra, chuyển đổi dữ liệu.
6. Chi thông tin, tuyên truyền về công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm:
a) Thông tin, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng;
b) Tổ chức các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ quý, hiếm: Chi thuê địa điểm trưng bày, triển lãm; thuê phương tiện, trang thiết bị phục vụ việc trưng bày, triển lãm; trang trí; vận chuyển tài liệu; tuyên truyền, quảng bá và các khoản chi khác liên quan trực tiếp đến việc trưng bày, triển lãm tài liệu;
c) Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin, tuyên truyền: Tờ rơi; video clip về các lễ tiếp nhận tài liệu và biểu dương các chủ sở hữu đã hiến tặng tài liệu, các cá nhân, tổ chức có công trong việc phát hiện, giới thiệu tài liệu; sổ tay, sách hướng dẫn nghiệp vụ sưu tầm, các ấn phẩm giới thiệu tài liệu sưu tầm.
7. Chi tổ chức các đoàn đi công tác trong nước và nước ngoài để điều tra, thống kê, lập danh mục và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
8. Chi tập huấn cho cán bộ sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác sưu tầm tài liệu, nghiệp vụ, kỹ năng, phương pháp sưu tầm tài liệu.
9. Chi trợ giúp các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ quý, hiếm:
a) Chi tập huấn, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
b) Chi hỗ trợ chỉnh lý (thống kê, sắp xếp, phân loại), tu bổ tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
10. Chi tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm về công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm.
11. Chi khen thưởng chủ sở hữu cung cấp tài liệu quý, hiếm; những cá nhân, tổ chức có nhiều đóng góp cho công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
12. Chi thăm hỏi các chủ sở hữu tài liệu khi tìm hiểu tài liệu; tuyên truyền, vận động để chủ sở hữu hiến tặng, cung cấp tài liệu.
13. Chi thông tin liên lạc, cước vận chuyển tài liệu sưu tầm.
14. Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị, vật tư, hóa chất, văn phòng phẩm để phục vụ công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
15. Chi thanh toán tiền lương làm thêm giờ để thực hiện các công việc của Đề án.
16. Các khoản chi khác liên quan trực tiếp đến công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm.
(Điều 4 Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2014)
1. Các nội dung chi cho công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm được thực hiện theo chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu tài chính hiện hành, cụ thể như sau:
a) Chi điều tra, thống kê tài liệu lưu trữ quý, hiếm: Thực hiện theo Thông tư số 58/2011/TT-BTC ngày 11/5/2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí thực hiện các cuộc điều tra thống kê;
b) Chi tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm về công tác sưu tầm: Thực hiện theo Thông tư liên tịch số 44/2007/TTLT-BTC-BKHCN ngày 07/5/2007 của Bộ Tài chính, Bộ Khoa học Công nghệ hướng dẫn định mức xây dựng và phân bổ dự toán kinh phí đối với các đề tài, dự án khoa học và công nghệ có sử dụng ngân sách nhà nước;
c) Chi họp hội đồng thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ quý hiếm, ý kiến thẩm định của thành viên hội đồng bằng văn bản, thuê chuyên gia thẩm định trong trường hợp cần thiết: Thực hiện theo Thông tư liên tịch số 92/2014/TTLT-BTC-BTP-VPCP ngày 14/7/2014 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm cho công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và hoàn thiện hệ thống pháp luật;
d) Chi tổ chức lễ tiếp nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm được hiến tặng: Thực hiện theo nội dung chi, mức chi quy định tại Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/7/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập;
đ) Chi biên dịch tài liệu và hiệu đính tài liệu lưu trữ quý, hiếm: Thực hiện theo mức chi quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 06/01/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.
Đối với trường hợp tài liệu là các ngôn ngữ cổ ở trong nước, ngoài nước, mức chi tăng thêm không quá 3 lần so với quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 06/01/2010 của Bộ Tài chính nêu trên.
e) Chi biên soạn sổ tay, sách hướng dẫn nghiệp vụ sưu tầm, các ấn phẩm giới thiệu tài liệu sưu tầm; chi thực hiện công tác tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng: Thực hiện theo Thông tư liên tịch số 14/2014/TTLT-BTC-BTP ngày 27/01/2014 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp quy định việc lập dự toán quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm cho công tác phổ biến, giáo dục pháp luật và chuẩn tiếp cận pháp luật của người dân tại cơ sở;
g) Chi tổ chức các đoàn công tác trong nước và nước ngoài để điều tra, thống kê, lập danh mục và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm: Thực hiện theo Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06/7/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập và Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí;
h) Chi tập huấn cho cán bộ sưu tầm tài liệu, các chủ sở hữu tài liệu: Thực hiện theo Thông tư số 139/2010/TT-BTC ngày 21/9/2010 của Bộ Tài chính quy định việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức;
i) Chi xây dựng video clip về các lễ tiếp nhận tài liệu, biểu dương các chủ sở hữu đã hiến tặng tài liệu, các cá nhân, tổ chức có nhiều đóng góp cho công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm: Theo định mức, đơn giá của các ngành có công việc tương tự và theo chứng từ chi thực tế hợp pháp, được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán chi tiết trước khi thực hiện.
k) Chi trả phí sử dụng tài liệu cho các tổ chức quản lý tài liệu khi nghiên cứu tài liệu; chi sao nhân bản tài liệu: Mức chi căn cứ vào giá hoặc phí sử dụng tài liệu của tổ chức quản lý tài liệu và trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao;
l) Chi khen thưởng chủ sở hữu cung cấp tài liệu; những cá nhân, tổ chức có nhiều đóng góp cho công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm: Áp dụng theo quy định Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng;
m) Chi bảo quản tài liệu lưu trữ quý, hiếm; chi tu bổ tài liệu; chi lập và duy trì bản sao bảo hiểm; chi lập cơ sở dữ liệu: Thực hiện theo văn bản của cấp có thẩm quyền ban hành quy định định mức kinh tế-kỹ thuật về tu bổ; lập bản sao bảo hiểm; lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và chế độ tiền lương của Nhà nước;
n) Chi lập phiên bản, bản sao tài liệu từ bản gốc hoặc bản chính; chi trao đổi tài liệu; chi mua bảo hiểm cho tài liệu; chi tổ chức các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu; chi in ấn tài liệu, xuất bản ấn phẩm giới thiệu tài liệu sưu tầm; chi thông tin liên lạc; chi trả cước vận chuyển tài liệu sưu tầm và một số khoản chi khác phục vụ hoạt động sưu tầm tài liệu quý, hiếm: Mức chi căn cứ vào hóa đơn, chứng từ chi tiêu hợp pháp và trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao;
o) Chi làm thêm giờ: Theo quy định tại Thông tư Liên tịch số 08/2005/TTLT-BNV-BTC ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện chế độ trả lương làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ công chức, viên chức;
2. Các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm sử dụng kinh phí bảo đảm cho công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải theo đúng các quy định nêu trên và chế độ chi tiêu tài chính hiện hành. Ngoài ra, Thông tư liên tịch này hướng dẫn một số mức chi đối với công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm (theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
Phu luc 129 Muc chi Dan su tam TLQH.docx
Điều 42.2.TL.2.5. Thẩm quyền quyết định việc mua tài liệu
(Điều 5 Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2014)
1. Thủ trưởng các đơn vị được giao nhiệm vụ sưu tầm tài liệu quyết định việc mua tài liệu có giá trị tối đa 50 triệu đồng/tài liệu.
2. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quyết định việc mua tài liệu có giá trị từ trên 50 triệu đến 200 triệu đồng/tài liệu.
3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định việc mua tài liệu từ trên 200 triệu đồng đến 1.000 triệu đồng/tài liệu.
4. Đối với những tài liệu có giá trị từ trên 1.000 triệu đồng/tài liệu, Bộ trưởng Bộ Nội vụ trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
Điều 42.2.TL.2.6. Lập, chấp hành dự toán và quyết toán kinh phí
(Điều 6 Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2014)
Việc sử dụng và quyết toán kinh phí thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành. Thông tư liên tịch này hướng dẫn thêm một số điểm cụ thể như sau:
1. Lập dự toán kinh phí:
Căn cứ nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” được phê duyệt, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch triển khai Đề án để làm căn cứ lập dự toán ngân sách hàng năm.
Các cơ quan, đơn vị xây dựng dự toán kinh phí sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trong dự toán chi ngân sách nhà nước hàng năm tổng hợp gửi cơ quan chủ quản cấp trên theo trình tự quy định.
2. Phân bổ dự toán: Kinh phí thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” được phân bổ vào phần kinh phí không thực hiện tự chủ, kinh phí không thường xuyên của các cơ quan, đơn vị.
3. Quyết toán:
a) Đối với trường hợp chi thăm hỏi, tặng quà cho chủ sở hữu các tài liệu và người cung cấp thông tin, việc quyết toán được thực hiện trên cơ sở quyết định của cấp có thẩm quyền về danh sách thăm hỏi, tặng quà; xác nhận của người nhận tiền hoặc xác nhận của cán bộ trực tiếp làm công tác thăm hỏi, tặng quà; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xác nhận khoản chi và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của khoản chi thăm hỏi, tặng quà.
b) Các cơ quan, đơn vị được phân bổ và giao nhiệm vụ thực hiện Đề án phải thuyết minh rõ khối lượng công việc đã thực hiện, chưa thực hiện, lý do chưa thực hiện để tổng hợp trong báo cáo quyết toán hàng năm của cơ quan, đơn vị.
Điều 42.2.LQ.27. Thống kê nhà nước về lưu trữ
(Điều 27 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
3. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:
a) Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;
b) Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;
c) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện.
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
Điều 42.2.TT.14.3. Đối tượng thống kê
(Điều 3 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
1. Công tác văn thư
a) Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư.
b) Tổ chức văn thư.
c) Nhân sự làm công tác văn thư.
d) Văn bản đi, văn bản đến.
đ) Hồ sơ.
e) Trang thiết bị dùng cho văn thư.
2. Công tác lưu trữ
a) Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.
b) Tổ chức lưu trữ.
c) Nhân sự làm công tác lưu trữ.
d) Tài liệu lưu trữ.
đ) Thu thập và loại hủy tài liệu.
e) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
g) Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.
3. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ
Điều 42.2.TT.14.4. Báo cáo thống kê cơ sở
(Điều 4 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
1. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư là báo cáo gồm các đối tượng thống kê quy định tại Khoản 1 Điều 3 do các cơ quan, tổ chức lập trên cơ sở số liệu chính thức, theo biểu mẫu thống nhất (Biểu 01/CS) và báo cáo cho cơ quan, tổ chức nhận báo cáo theo quy định tại Khoản 1 Điều 6.
2. Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ là báo cáo gồm các đối tượng thống kê quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều 3 do các cơ quan, tổ chức lập trên cơ sở số liệu chính thức, theo biểu mẫu thống nhất (Biểu 02/CS) và báo cáo cho cơ quan, tổ chức nhận báo cáo theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 6.
Bieu 01CS_Bao cao thong kê cơ sở công tác văn thư.docx
Bieu 02_bao cao thong ke co so lưu tru.docx
Điều 42.2.TT.14.5. Báo cáo thống kê tổng hợp
(Điều 5 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
1. Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư là báo cáo do cơ quan, tổ chức cấp trên theo quy định tại Khoản 3 Điều 6 lập từ số liệu báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý theo biểu mẫu thống nhất (Biểu 01/TH).
2. Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các lưu trữ cơ quan là báo cáo do cơ quan, tổ chức cấp trên theo quy định tại Khoản 3 Điều 6 lập từ số liệu báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý theo biểu mẫu thống nhất (Biểu 02/TH).
Bieu 01TH_Bao cao thong ke tông hơp van thu.docx
Bieu 02_bao cao thong tong hop lưu tru.docx
Điều 42.2.TT.14.6. Quy định về việc gửi báo cáo
(Điều 6 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
1. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 01/CS và Biểu 02/CS):
a) Văn phòng Bộ (số liệu của Văn phòng, Thanh tra và các vụ chức năng), Cục, Trung tâm, Viện và tương đương trực thuộc Bộ không có tổ chức trực thuộc báo cáo về Bộ.
b) Văn phòng của các Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện và tương đương thuộc Bộ (số liệu của Văn phòng, các đơn vị chức năng), các cơ quan, tổ chức trực thuộc Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện và tương đương thuộc Bộ báo cáo về Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện và tương đương.
c) Văn phòng (số liệu của Văn phòng, các đơn vị chức năng) của các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước, các đơn vị thành viên thuộc Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước báo cáo về Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước.
d) Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các sở, ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh báo cáo về Sở Nội vụ.
đ) Các cơ quan, tổ chức trực thuộc sở, ban, ngành báo cáo về sở, ban, ngành.
e) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại huyện thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh báo cáo về Phòng Nội vụ.
2. Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các Lưu trữ lịch sử (Biểu 02/CS):
a) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Sở Nội vụ báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của tỉnh về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
3. Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 01/TH và Biểu 02/TH):
a) Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị - xã hội và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Các cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ có tổ chức trực thuộc tổng hợp số liệu và báo cáo về Bộ.
c) Bộ tổng hợp số liệu và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
d) Tập đoàn kinh tế nhà nước tổng hợp số liệu và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
đ) Các sở, ban, ngành có cơ quan, tổ chức trực thuộc tổng hợp số liệu báo cáo về Sở Nội vụ.
e) Phòng Nội vụ tổng hợp số liệu và báo cáo về Sở Nội vụ.
g) Sở Nội vụ tổng hợp số liệu và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 42.2.TT.14.7. Kỳ hạn báo cáo và thời hạn gửi báo cáo
(Điều 7 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
1. Kỳ hạn báo cáo: 01 năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.
2. Thời hạn gửi báo cáo:
a) Trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo thống kê cơ sở được quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 6.
b) Trước ngày 31 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo thống kê tổng hợp được quy định tại Điểm b, Điểm đ, Điểm e Khoản 3 Điều 6.
c) Trước ngày 15 tháng 02 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với báo cáo thống kê tổng hợp được quy định tại Điểm a, Điểm c, Điểm d, Điểm g Khoản 3 Điều 6.
Điều 42.2.TT.14.8. Hình thức gửi báo cáo
(Điều 8 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
Các báo cáo thống kê được thực hiện dưới 2 hình thức: bằng văn bản giấy và văn bản điện tử định dạng bảng tính Excel (gửi kèm thư điện tử).
Điều 42.2.TT.14.9. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức báo cáo và cơ quan, tổ chức nhận báo cáo
(Điều 9 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức báo cáo
a) Báo cáo đầy đủ, trung thực, khách quan và đúng nội dung thông tin được quy định trong chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung báo cáo;
b) Gửi báo cáo đúng hạn;
c) Kiểm tra, cung cấp lại số liệu và các thông tin liên quan đến báo cáo thống kê khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức nhận báo cáo;
d) Các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nhận báo cáo
a) Kiểm tra, đối chiếu, xử lý và tổng hợp số liệu từ các báo cáo thống kê cơ sở thành báo cáo thống kê tổng hợp;
b) Yêu cầu cơ quan, tổ chức báo cáo kiểm tra, cung cấp lại số liệu và các thông tin liên quan đến báo cáo thống kê khi cần thiết;
c) Cung cấp số liệu cho cơ quan quản lý nhà nước cấp trên về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
d) Bảo đảm công bố, sử dụng và bảo mật thông tin thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê và pháp luật về lưu trữ;
đ) Các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
Điều 42.2.LQ.28. Huỷ tài liệu hết giá trị
(Điều 28 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.23.1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.)
Điều 42.2.TT.12.4. Định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị
(Điều 4 Thông tư số 10/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 28/01/2013)
1. Định mức lao động xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho (Tsp) = 331,050 phút/mét giá tài liệu quy định tại Phụ lục I kèm theo.
2. Định mức lao động xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý (Tsp) = 283,110 phút/mét tài liệu quy định tại Phụ lục II kèm theo.
3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm xử lý tài liệu hết giá trị quy định tại Phụ lục III kèm theo.
Phu luc I_Đinh muc LD xu ly TLHGT.docx
Phu luc II_ Đinh muc LD xu ly TLHGT loai ra sau CL.docx
Phu luc III_Định mức Vật tư VPP xử ly TLHGT.docx
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 42.2.LQ.29. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
(Điều 29 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.13.2. Tổ chức thực hiện)
Điều 42.2.LQ.30. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
(Điều 30 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
2. Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế;
c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ.
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;
c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
5. Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.
6. Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c khoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
7. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
Điều 42.2.TT.11.4. Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ
(Điều 4 Thông tư số 08/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 11/01/2013)
1. Định mức lao động Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ có hệ số khối lượng 1,0 và hệ số phức tạp 1,0 quy định tại Phụ lục I kèm theo.
2. Định mức Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ có hệ số khối lượng và hệ số phức tạp khác 1,0 được xác định bằng tổng định mức lao động của các bước 1, 4, 5, 6 (Tsp, 1) và tổng định mức lao động của các bước 2, 3 (Tsp, 2): Tsp = Tsp, 1 + Tsp, 2.
a) Tổng định mức lao động của các bước 1, 4, 5, 6 (Tsp, 1) quy định tại Phụ lục số II kèm theo.
b) Định mức lao động của các bước 2 (T2) và bước 3 (T3) tính cho 01 mét tài liệu quy định tại Phụ lục số III kèm theo.
3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ quy định tại Phụ lục IV kèm theo.
Phụ lục I TT 08 Định mức LD lap danh muc HSTl han che SDTLLT.docx
PHỤ LỤC II TT08 định muc LD cac buoc HCSDTL.docx
Phụ lục III TT08 Đinh muc Ld buoc 2 3.docx
PHỤ LỤC IV TT08 Vât tư VPP.docx
Điều 42.2.TT.17.4. Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ
(Điều 4 Thông tư số 05/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
1. Định mức lao động giải mật tài liệu lưu trữ (Tsp) là thời gian lao động hao phí để thực hiện giải mật 01 mét giá tài liệu, được tính bằng tổng của định mức lao động công nghệ (Tcn), định mức lao động phục vụ (Tpv) và định mức lao động quản lý (Tql): Tsp = Tcn + Tpv + Tql.
a) Định mức lao động giải mật tài liệu lưu trữ tiếng Việt quy định tại Phụ lục I đính kèm.
b) Trường hợp tài liệu ngôn ngữ khác tiếng Việt, mức lao động đối với các bước công việc số 1, 3, 5a, 5b, 7a, 7b được tính tăng với hệ số 1,5 so với mức lao động quy định tại Phụ lục I.
c) Đối với tài liệu lưu trữ hình thành kể từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 trở về trước, mức lao động đối với các bước công việc số 3, được tính tăng với hệ số 1,3 so với mức lao động quy định tại Phụ lục I.
2. Định mức vật tư, văn phòng phẩm giải mật tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II đính kèm.
Phu luc I 05 Đinh mưc LD giai mat TLLT.docx
Phu luc II 05 Đinh muc Vat tu VPP giai mat TLLT.docx
Điều 42.2.TT.24.3. Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
(Điều 3 Thông tư số 05/2015/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2016)
1. Tài liệu về biên giới, chủ quyền lãnh thổ quốc gia
a) Tài liệu về tình hình an ninh chính trị khu vực biên giới quốc gia;
b) Tài liệu đàm phán với các nước về biên giới quốc gia;
c) Tài liệu địa bạ, địa giới hành chính của các đơn vị hành chính có đường biên giới quốc gia;
d) Tài liệu về xác lập, thực thi chủ quyền lãnh thổ quốc gia;
đ) Tài liệu thuộc các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch và đề tài nghiên cứu khoa học về các vấn đề có liên quan đến chủ quyền lãnh thổ quốc gia;
e) Tài liệu của cá nhân, tổ chức nước ngoài cung cấp có liên quan đến chủ quyền lãnh thổ quốc gia.
2. Tài liệu về vấn đề dân tộc, tôn giáo
a) Tài liệu có nội dung thông tin về hoạt động kích động, chia rẽ đoàn kết dân tộc, tôn giáo;
b) Tài liệu về hoạt động tổ chức tôn giáo trái phép;
c) Tài liệu về hoạt động tôn giáo của tổ chức, cá nhân có liên quan đến an ninh quốc gia;
d) Tài liệu về tài sản do các tổ chức tôn giáo quản lý, sử dụng;
đ) Tài liệu thuộc các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch và đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến vấn đề dân tộc, tôn giáo.
3. Tài liệu về kinh tế - khoa học kỹ thuật
a) Tài liệu về hiệp định, hiệp ước giữa Việt Nam với các nước, các tổ chức quốc tế;
b) Tài liệu tổng hợp về điều tra tài nguyên, địa chất, khoáng sản, môi trường;
c) Tài liệu thiết kế các công trình trọng điểm quốc gia về kinh tế, an ninh, quốc phòng, văn hóa xã hội;
d) Hồ sơ xây dựng trụ sở của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp;
đ) Tài liệu liên quan đến bí mật kinh doanh;
e) Tài liệu về Việt Nam cho vay, viện trợ cho nước ngoài và vay, viện trợ của nước ngoài cho Việt Nam;
g) Tài liệu liên quan đến dự trữ quốc gia (dự trữ ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý hiếm, lương thực);
h) Tài liệu về xuất khẩu, nhập khẩu các phương tiện, trang thiết bị, kỹ thuật phục vụ cho an ninh, quốc phòng.
4. Tài liệu về cải cách ruộng đất
a) Tài liệu có liên quan đến vấn đề quy kết trong cải cách ruộng đất;
b) Tài liệu sửa sai trong cải cách ruộng đất.
5. Tài liệu về vấn đề chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao khác
a) Tài liệu chứa đựng thông tin xuyên tạc lịch sử; phủ nhận thành tựu cách mạng; xúc phạm vĩ nhân, anh hùng dân tộc; vu khống, xúc phạm uy tín của cơ quan, tổ chức hoặc danh dự và nhân phẩm của cá nhân;
b) Tài liệu có nội dung thông tin liên quan đến quốc phòng và an ninh quốc gia;
c) Tài liệu của cá nhân, tài liệu do cá nhân sưu tầm được có nội dung ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc;
d) Tài liệu về các cuộc làm việc, đàm phán với đoàn cấp cao nước ngoài, báo cáo về công tác đối ngoại;
đ) Tài liệu về vấn đề di tản, ngoại kiều;
e) Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo;
g) Hồ sơ thanh tra các vụ việc của các cơ quan, tổ chức;
h) Hồ sơ các vụ án hình thành sau Cách mạng tháng Tám năm 1945;
i) Tài liệu liên quan đến lịch sử chính trị của cá nhân.
6. Tài liệu về đời tư của cá nhân
a) Tài liệu về giá thú, ngoài giá thú;
b) Thư tín của cá nhân;
c) Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức;
d) Tài liệu khác chứa đựng những thông tin thuộc bí mật cá nhân được pháp luật bảo hộ.
7. Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế.
8. Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Điều 42.2.LQ.31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
(Điều 31 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
Điều 42.2.TT.19.5. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu
(Điều 5 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.
2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định tại Điều 16, 17 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép bằng văn bản.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.NĐ.1.16. Các trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân; Điều 42.2.NĐ.1.17. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân)
Điều 42.2.LQ.32. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
(Điều 32 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.23.1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.)
Điều 42.2.TT.11.5. Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc
(Điều 5 Thông tư số 08/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 11/01/2013)
1. Định mức lao động Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc có hệ số phức tạp k0 = 1,0 quy định tại Phụ lục V kèm theo.
2. Định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ có hệ số phức tạp k0 = 1,0 quy định tại Phụ lục VI kèm theo.
3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm Phục vụ độc giả tại Phòng đọc quy định tại Phụ lục VII kèm theo.
Phu luc V TT08 Định mức PV ĐG tai phong Đoc.docx
PHỤ LỤC VI TT08 Đinh muc LD cap ban sao chung thuc.docx
PHỤ LỤC VII 08 đinh muc VTvan phong tai phong doc.docx
Điều 42.2.TT.19.3. Trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
(Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử
a) Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan Lưu trữ lịch sử.
c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.
d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan Lưu trữ lịch sử các quy định, biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
2. Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc
a) Làm Thẻ độc giả.
b) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
c) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.
d) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả.
đ) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
e) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc.
3. Trách nhiệm của độc giả
a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và của cơ quan Lưu trữ lịch sử về sử dụng tài liệu.
b) Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.
c) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
d) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 42.2.TT.19.4. Thủ tục và trình tự xét duyệt tài liệu
(Điều 4 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
a) Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử phải có Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
b) Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục số I.
2. Trình tự phục vụ việc sử dụng tài liệu
a) Độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, mẫu Sổ đăng ký độc giả thực hiện theo Phụ lục số II; Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
b) Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt.
c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.
Phu luc I II_ PĐKSĐTL và So ĐKĐG.docx
Điều 42.2.TT.19.6. Thẻ độc giả
(Điều 6 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 5 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả.
2. Thời hạn sử dụng Thẻ độc giả do người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quy định.
3. Mẫu Thẻ độc giả được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số III.
Phu luc III_ The ĐGia.docx
Điều 42.2.TT.19.7. Yêu cầu và thời hạn cung cấp tài liệu
(Điều 7 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Các loại phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc: Phiếu yêu cầu đọc tài liệu, Phiếu yêu cầu sao chụp và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.
a) Mẫu Phiếu yêu cầu đọc tài liệu thực hiện theo Phụ lục số IV và được đăng ký vào sổ theo mẫu tại Phụ lục số V.
b) Mẫu Phiếu yêu cầu sao tài liệu thực hiện theo Phụ lục số VI và được đăng ký vào sổ theo mẫu tại Phụ lục số VII.
c) Mẫu Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu thực hiện theo Phụ lục số VIII và được đăng ký vào Sổ chứng thực tài liệu. Mẫu Sổ chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số IX.
2. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả
a) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.
b) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
PL IV-V-VI-VII-VIII-IX_yeu cau CCTL.docx
Điều 42.2.TT.19.8. Sử dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc
(Điều 8 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của Viên chức Phòng đọc.
2. Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.
Điều 42.2.TT.19.9. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
(Điều 9 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo.
4. Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu. Mẫu Sổ giao, nhận tài liệu thực hiện theo Phụ lục số X.
5. Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.
6. Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.
7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp sau:
a) Tài liệu có tình trạng vật lý yếu;
b) Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm.
Phu luc X_ So GGTL giua ĐG và PĐ.docx
Điều 42.2.TT.19.12. Các công cụ quản lý, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
(Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Thẻ độc giả.
2. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.
3. Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
4. Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
5. Phiếu yêu cầu sao tài liệu.
6. Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.
7. Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao, chứng thực tài liệu.
8. Sổ đăng ký độc giả.
9. Sổ giao, nhận tài liệu giữa Phòng đọc và độc giả.
10. Sổ đăng ký chứng thực tài liệu
11. Mẫu Dấu chứng thực tài liệu.
12. Sổ đóng góp ý kiến của độc giả.
13. Hồ sơ độc giả.
Các loại công cụ nêu tại Khoản 4, 7, 8, 9, 10, 12, 13 của Điều này được lập và đăng ký theo từng năm, hết năm các sổ này được giao nộp vào bộ phận lưu trữ của cơ quan Lưu trữ lịch sử để quản lý.
Điều 42.2.LQ.33. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
(Điều 33 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.
4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
Điều 42.2.TT.19.10. Sao tài liệu
(Điều 10 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Tài liệu được sao dưới các hình thức: Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.
2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.
3. Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Điều 42.2.TT.19.11. Chứng thực tài liệu
(Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.
2. Nội dung chứng thực tài liệu.
a) Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực. Mẫu Dấu chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số XI.
b) Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Lưu trữ lịch sử.
c) Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Cơ quan Lưu trữ lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
3. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.
4. Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
5. Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.
6. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:
- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.
Phu luc XI_Chung thuc TLLT.docx
Điều 42.2.LQ.34. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
(Điều 34 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.
3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.
4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 1. Ban hành kèm theo Thông tư này chương trình khung trung cấp chuyên nghiệp nhóm ngành Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng, gồm các ngành:; Điều 42.2.TT.23.1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.)
ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ, HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ
Điều 42.2.LQ.35. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
(Điều 35 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ.
Điều 42.2.LQ.36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ
(Điều 36 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh;
b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
c) Cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
2. Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
b) Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
3. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:
a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;
b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
(Điều này có nội dung liên quan đến Điều 42.2.TT.3.3. Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Điều 42.2.TT.4.2. Phương pháp xác định đơn giá tiền lương; Điều 42.2.TT.7.3. Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ; Điều 42.2.TT.7.4. Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; Điều 42.2.TT.16.4. Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ)
Điều 42.2.TT.18.5. Đối tượng đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ
(Điều 5 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Tổ chức được thành lập mới hoặc đã hoạt động dịch vụ lưu trữ trước ngày Thông tư này có hiệu lực phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ nơi tổ chức đóng trụ sở.
2. Cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú.
3. Đơn vị sự nghiệp công lập ngành lưu trữ có chức năng nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước hoặc cung cấp dịch vụ công theo Điểm a Khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập không phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Điều 42.2.TT.18.7. Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ
(Điều 7 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm:
1.Đơn đề nghị cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ (theo Mẫu 7,Phụ lục I).
2. Bản sao có chứng thực Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập (đối với tổ chức).
3.Bản sao có chứng thực hộ khẩu thường trú (đối với cá nhân hành nghề độc lập).
4. Danh sách người hành nghề lưu trữ kèm bản sao có chứng thực Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của người tham gia hoạt động dịch vụ (đối với tổ chức).
5. Bản sao có chứng thực Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (đối với cá nhân hành nghề độc lập).
6. Tài liệu chứng minh cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện làm việc để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 42.2.TT.18.9. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ
(Điều 9 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ và pháp luật có liên quan.
2. Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật.
3. Giải trình hoặc cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
4. Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ.
5. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi cơ quan, tổ chức và cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ về việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ trữ từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15 tháng 12 của năm báo cáo. Nội dung báo cáo theo Phụ lục II.
PHỤ LỤC II -TT09 Bao cao hoat dong DVLT.docx
Điều 42.2.TT.18.10. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ
(Điều 10 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Quản lý, giám sát về quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo hợp đồng đã được ký kết.
Điều 42.2.TT.18.11. Trách nhiệm của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ
(Điều 11 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giúp Bộ Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ trong phạm vi cả nước.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:
a) Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý.
b) Xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân hành nghề lưu trữ theo thẩm quyền.
c) Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc thẩm quyền và tình hình hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo. Nội dung báo cáo theo Phụ lục III.
PHỤ LỤC III-TT09 bao cao tinh hinh cap QLCCHN.docx
Điều 42.2.TT.18.12. Ban hành biểu mẫu về thủ tục hành chính
(Điều 12 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
Ban hành 09 (chín) biểu mẫu về thủ tục hành chính trong việc cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Phụ lục I.
PHU luc I _ Chứng chỉ hành nghề LTT.docx
Điều 42.2.LQ.37. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 37 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
b) Có lý lịch rõ ràng;
c) Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;
d) Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;
đ) Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.
2. Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:
a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục;
c) Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.
3. Người đã được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nếu thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
4. Chính phủ quy định thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Điều 42.2.NĐ.1.18. Thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 18 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp và có giá trị trong phạm vi toàn quốc.
2. Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
3. Bộ Nội vụ thống nhất quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Điều 42.2.NĐ.1.19. Kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ
(Điều 19 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Cá nhân đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ phải đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ do Bộ Nội vụ quy định.
2. Bộ Nội vụ quy định cụ thể thẩm quyền, nội dung kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
Điều 42.2.NĐ.1.20. Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
2. Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
3. Giấy xác nhận thời gian làm việc từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc. Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về sự chính xác của nội dung xác nhận.
4. Bản sao chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành phù hợp từng lĩnh vực hành nghề, cụ thể:
a) Đối với các dịch vụ bảo quản, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc tài liệu lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc hóa, sinh;
b) Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp;
c) Đối với dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ hoặc công nghệ thông tin. Trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ phải có chứng chỉ về công nghệ thông tin do cơ quan có thẩm quyền cấp; trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp;
d) Đối với dịch vụ nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp.
5. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
6. Hai ảnh 2 x 3 cm (chụp trong thời hạn không quá 6 tháng).
Điều 42.2.NĐ.1.21. Thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 21 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Người yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ gửi 01 bộ hồ sơ đến Sở Nội vụ nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ.
3. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người yêu cầu cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, Giám đốc Sở Nội vụ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định.
4. Việc thu và sử dụng lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.
Điều 42.2.NĐ.1.22. Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 22 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau:
a) Hết thời hạn sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
b) Bổ sung nội dung hành nghề;
c) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất.
2. Hồ sơ đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:
a) Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp tại nơi đã cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ;
b) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);
c) Bản sao chứng thực văn bằng, chứng chỉ và Giấy xác nhận thời gian làm việc trong lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề (đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề).
3. Thời hạn xét cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như đối với trường hợp xin cấp mới. Sở Nội vụ có trách nhiệm xem xét để cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các đối tượng có đủ điều kiện theo quy định và thu lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ (trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất).
4. Nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại, bổ sung được ghi như sau:
a) Ghi theo đúng nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ đối với trường hợp bị hỏng hoặc bị mất;
b) Ghi bổ sung nội dung hành nghề đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề;
c) Ghi như trường hợp cấp mới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với trường hợp hết hạn Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Điều 42.2.NĐ.1.23. Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 23 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Ngoài những trường hợp được quy định tại Khoản 3 Điều 37 Luật lưu trữ, người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nếu thuộc một trong những trường hợp sau:
a) Hành nghề không đúng với nội dung ghi trong Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
b) Tự ý tẩy xóa, sửa chữa Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
c) Cho mượn, cho thuê hoặc cho người khác sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
d) Cá nhân khai báo thông tin không trung thực trong hồ sơ xin cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
đ) Vi phạm các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động lưu trữ.
2. Sở Nội vụ cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thẩm quyền thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Trường hợp phát hiện vi phạm quy định tại Khoản 3 Điều 37 Luật lưu trữ hoặc quy định tại Khoản 1 Điều này thì Sở Nội vụ nơi phát hiện vi phạm thông báo cho Sở Nội vụ nơi cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ xử lý theo thẩm quyền.
Điều 42.2.NĐ.1.24. Quyền, nghĩa vụ của người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 24 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Được hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật.
2. Hành nghề trong phạm vi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp.
3. Không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa; cho người khác thuê, mượn Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
4. Xuất trình Chứng chỉ và chấp hành các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Điều 42.2.NĐ.1.25. Trách nhiệm quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 25 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
1. Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; quản lý, thống kê, tổng hợp tình hình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm:
a) Kiểm tra, thanh tra hoạt động hành nghề lưu trữ trong phạm vi địa bàn quản lý;
b) Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với người vi phạm theo quy định; xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm trong hành nghề dịch vụ lưu trữ;
c) Thông tin hàng tháng trên Trang thông tin điện tử của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về tình hình cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
d) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp, sử dụng và quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
đ) Lưu trữ hồ sơ gốc; đăng ký vào sổ đăng ký hồ sơ hoặc Cơ sở dữ liệu về việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại địa phương;
e) Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất báo cáo cơ quan có chức năng giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về lưu trữ tình hình cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Điều 42.2.NĐ.1.26. Xử lý vi phạm
(Điều 26 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
Cá nhân hành nghề lưu trữ vi phạm pháp luật về lưu trữ thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 42.2.TT.18.3. Quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
(Điều 3 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm in, phát hành, quản lý số lượng và cấp phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Mẫu phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được trình bày trên giấy cứng, khổ A4 (210 mm x 297 mm) (theo Mẫu 2, Phụ lục I).
2. Trường hợp phôi Chứng chỉ hành nghề bị hư hỏng hoặc bị mất, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Sở Nội vụ) báo cáo (gửi kèm theo phôi Chứng chỉ bị hư hỏng) và đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ cấp lại.
Điều 42.2.TT.18.4. Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ
(Điều 4 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Điều kiện đăng ký kiểm tra
a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
b) Có Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề theo quy định tại Khoản 4, Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
c) Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lĩnh vực lưu trữ từ đủ 05 năm trở lên.
2. Hồ sơ đăng ký kiểm tra
a) Bản sao có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề (nếu có).
b) Giấy xác nhận thời gian làm việc từ đủ 05 năm trở lên trong lĩnh vực lưu trữ của cơ quan, tổ chức nơi cá nhân đã làm việc.
c) 02 ảnh 2 x 3 cm (thời hạn không quá 6 tháng, kể từ ngày chụp đến ngày đăng ký).
3. Tổ chức kiểm tra
a) Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
b) Thông tin liên quan đến việc nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra được thông báo cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên Trang thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào tháng 6 hàng năm.
c) Nội dung kiểm tra gồm: hiểu biết về văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ về các lĩnh vực đăng ký hành nghề: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
d) Hình thức kiểm tra gồm: viết, trắc nghiệm và thực hành.
đ) Cá nhân đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ nộp lệ phí theo quy định của pháp luật hiện hành.
4. Cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ
a) Cá nhân đạt yêu cầu được cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
b) Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp (theo Mẫu 1, Phụ lục I).
QUẢN LÝ VỀ LƯU TRỮ
Điều 42.2.LQ.38. Trách nhiệm quản lý về lưu trữ
(Điều 38 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
3. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
4. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.
5. Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
Điều 42.2.LQ.39. Kinh phí cho công tác lưu trữ
(Điều 39 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:
a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;
b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
d) Chỉnh lý tài liệu;
đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.
2. Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân trong nước và tổ chức, cá nhân ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Điều 42.2.LQ.40. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
(Điều 40 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
1. Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, các bên cùng có lợi.
2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm:
a) Ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện điều ước quốc tế về lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế về lưu trữ;
b) Thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế;
c) Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ với nước ngoài, tổ chức quốc tế;
d) Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, triển lãm quốc tế; sưu tầm tài liệu lưu trữ; biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ;
đ) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;
e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
g) Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ và tư liệu nghiệp vụ lưu trữ.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 42.2.LQ.41. Hiệu lực thi hành
(Điều 41 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực.
Điều 42.2.LQ.42. Quy định chi tiết
(Điều 42 Luật số 01/2011/QH13, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2012)
Chính phủ và cơ quan có thẩm quyền quy định chi tiết các điều, khoản được giao trong Luật.
Luật này đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011.
Điều 42.2.NĐ.1.27. Hiệu lực thi hành
(Điều 27 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2013.
Điều 42.2.NĐ.1.28. Tổ chức thực hiện
(Điều 28 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn và tổ chức thực hiện Nghị định này.
Điều 42.2.NĐ.1.29. Trách nhiệm thi hành
(Điều 29 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/03/2013)
Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.
Điều 42.2.TT.1.9. Trách nhiệm Thủ trưởng cơ quan quản lý cấp trên, người đứng đầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính khi chia tách, sáp nhập; của doanh nghiệp nhà nước khi tổ chức lại hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu
(Điều 9 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
Chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu theo những quy định, hướng dẫn tại Thông tư này.
Điều 42.2.TT.1.10. Trách nhiệm lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
(Điều 10 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
Tham mưu giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc hướng dẫn chỉnh lý, thống kê, sắp xếp tài liệu và làm thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo quy định.
Điều 42.2.TT.1.11. Trách nhiệm các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
(Điều 11 Thông tư số 46/2005/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/05/2005)
Thực hiện việc chỉnh lý, thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định.
Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo. Các quy định và hướng dẫn trước đây trái với quy định và hướng dẫn tại Thông tư này đều bị bãi bỏ.
Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ.
Điều 42.2.TT.2.10. Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm phổ biến triển khai cho các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý và chỉ đạo thực hiện Thông tư này.
(Điều 10 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
Điều 42.2.TT.2.11. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Bãi bỏ các quy định và hướng dẫn trước đây trái với quy định và hướng dẫn tại Thông tư này.
(Điều 11 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
(Điều 12 Thông tư số 09/2007/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/12/2007)
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Nội vụ để giải quyết.
Điều 42.2.TT.3.4. Tổ chức thực hiện
(Điều 4 Thông tư số 03/2010/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 13/06/2010)
Điều 42.2.TT.4.4. Tổ chức thực hiện
(Điều 4 Thông tư số 12/2010/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/01/2011)
1. Các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước căn cứ tình hình thực tế tài liệu của đơn vị và hướng dẫn tại Thông tư này để xây dựng dự toán chi ngân sách trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc thanh quyết toán thực hiện theo quy định của pháp luật.
2. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
Điều 42.2.TT.5.5. Điều khoản thi hành
(Điều 5 Thông tư số 09/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 18/07/2011)
Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký.
Thông tư này bãi bỏ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.
Điều 42.2.TT.5.6. Tổ chức thực hiện
(Điều 6 Thông tư số 09/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 18/07/2011)
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tổ chức kinh tế nhà nước chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện Thông tư này.
Điều 42.2.TT.6.6. Hiệu lực thi hành
(Điều 6 Thông tư số 13/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/12/2011)
Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký.
Điều 42.2.TT.6.7. Tổ chức thực hiện
(Điều 7 Thông tư số 13/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/12/2011)
1. UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.
2. UBND các huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh căn cứ Thông tư này xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp huyện./.
Điều 42.2.TT.7.5. Tổ chức thực hiện
(Điều 5 Thông tư số 15/2011/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 26/12/2011)
Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ban hành.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, phản ánh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TT.8.7. Điều khoản thi hành
(Điều 7 Thông tư số 43/2011/TT-NHNN, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2012)
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03/02/2012; Thông tư số 20/2009/TT-NHNN ngày 07 tháng 9 năm 2009 của Ngân hàng Nhà nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Ngân hàng hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực.
2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Chủ tịch Hội đồng Quản trị (Chủ tịch Hội đồng thành viên) và Tổng Giám đốc (Giám đốc) các Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, Văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động Ngân hàng, Lãnh đạo tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên chịu trách nhiệm hướng dẫn và thi hành Thông tư này.
3. Chánh Văn phòng NHNN có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong ngành Ngân hàng thực hiện Thông tư này, hàng năm báo cáo Thống đốc tình hình thực hiện của các đơn vị./.
Điều 42.2.TT.9.5. Điều khoản thi hành
(Điều 5 Thông tư số 15/2012/TT-BQP, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06/04/2012)
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày, kể từ ngày ký.
2. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.
Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng chịu trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.
Điều 42.2.TT.11.6. Tổ chức thực hiện
(Điều 6 Thông tư số 08/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 11/01/2013)
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 01 năm 2013.
Tổ chức Lưu trữ khác có thể áp dụng Thông tư này.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TT.12.5. Tổ chức thực hiện
(Điều 5 Thông tư số 10/2012/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 28/01/2013)
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 28 tháng 01 năm 2013.
Các cơ quan, tổ chức khác có thể áp dụng Thông tư này để thực hiện việc xử lý tài liệu hết giá trị.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TT.13.3. Điều khoản thi hành
(Điều 3 Thông tư số 04/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/06/2013)
1. Thông tư này bãi bỏ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.
2. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 6 năm 2013.
3. Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế khác, có thể vận dụng Thông tư này để xây dựng Quy chế mẫu riêng cho cơ quan, đơn vị mình.
Điều 42.2.TT.14.10. Tổ chức thực hiện
(Điều 10 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
1. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tập đoàn kinh tế nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các quy định tại Thông tư này.
2. Văn phòng Trung ương Đảng có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định của Luật lưu trữ, các quy định của Đảng và phù hợp với Thông tư này.
3. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này trên phạm vi toàn quốc.
4. Sở Nội vụ có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này tại địa phương.
5. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, phát sinh về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, đề nghị các cơ quan, tổ chức gửi văn bản về Bộ Nội vụ để xem xét, thống nhất và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TT.14.11. Hiệu lực thi hành
(Điều 11 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2013 và bãi bỏ Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 42.2.TT.14.12. Trách nhiệm thi hành
(Điều 12 Thông tư số 09/2013/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/12/2013)
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.
Điều 42.2.TT.15.5. Điều khoản thi hành
(Điều 5 Thông tư số 155/2013/TT-BTC, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2014)
Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2014, thay thế Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính.
Điều 42.2.TT.15.6. Tổ chức thực hiện
(Điều 6 Thông tư số 155/2013/TT-BTC, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2014)
Chánh Văn phòng Bộ Tài chính và Thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài chính có trách nhiệm phổ biến, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị thuộc quyền quản lý thực hiện các quy định tại Thông tư này.
Điều 42.2.TT.16.5. Hiệu lực thi hành
(Điều 5 Thông tư số 04/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 8 năm 2014.
Điều 42.2.TT.16.6. Trách nhiệm thi hành
(Điều 6 Thông tư số 04/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.
Các cơ quan, tổ chức khác được áp dụng Thông tư này để thực hiện việc tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TT.17.5. Hiệu lực thi hành
(Điều 5 Thông tư số 05/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2014.
Điều 42.2.TT.17.6. Trách nhiệm thi hành
(Điều 6 Thông tư số 05/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/08/2014)
Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TL.1.13. Hiệu lực thi hành
(Điều 13 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2015.
Điều 42.2.TL.1.14. Trách nhiệm thi hành
(Điều 14 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015)
1. Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện giao nộp tài liệu dự án, công trình xây dựng thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử các dự án, công trình do mình làm chủ đầu tư hoặc quyết định đầu tư theo quy định tại Thông tư này.
2. Chủ tịch UBND cấp tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Xây dựng chỉ đạo, kiểm tra các chủ đầu tư, chủ sử dụng công trình thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu dự án, công trình theo quy định tại Thông tư này; hàng năm rà soát, lập Danh mục các dự án, công trình thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều 3 Thông tư này và báo cáo về Bộ Nội vụ, Bộ Xây dựng chậm nhất là ngày 31 tháng 12, theo mẫu tại Phụ lục II.
3. Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp với Bộ Xây dựng chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện nộp lưu tài liệu dự án, công trình xây dựng vào Lưu trữ lịch sử.
4. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, giải quyết.
Điều 42.2.TL.2.7. Hiệu lực thi hành
(Điều 7 Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2014)
1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2014.
2. Khi các văn bản được dẫn chiếu để áp dụng trong Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hay thay thế bằng các văn bản mới thì được dẫn chiếu áp dụng theo các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.
3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TT.18.13. Hiệu lực thi hành
(Điều 13 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014.
Điều 42.2.TT.18.14. Tổ chức thực hiện
(Điều 14 Thông tư số 09/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
1. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.
2. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung.
Điều 42.2.TT.19.13. Hiệu lực thi hành
(Điều 13 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014.
Điều 42.2.TT.19.14. Tổ chức thực hiện
(Điều 14 Thông tư số 10/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/11/2014)
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TT.20.5. Hiệu lực thi hành
(Điều 5 Thông tư số 12/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/12/2014)
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2014.
Điều 42.2.TT.20.6. Trách nhiệm thi hành
(Điều 6 Thông tư số 12/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/12/2014)
Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm thi hành Thông tư này.
Các cơ quan, tổ chức khác có thể áp dụng Thông tư này để thực hiện việc bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 42.2.TT.21.7. Hiệu lực thi hành
(Điều 7 Thông tư số 16/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2015.
2. Thông tư này bãi bỏ Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Điều 42.2.TT.21.8. Tổ chức thực hiện
(Điều 8 Thông tư số 16/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
Điều 42.2.TT.22.8. Hiệu lực thi hành
(Điều 8 Thông tư số 17/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2015.
2. Thông tư này thay thế Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Điều 42.2.TT.22.9. Tổ chức thực hiện
(Điều 9 Thông tư số 17/2014/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2015)
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.
Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
(Điều 2 Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/02/2015)
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 02 năm 2015, thay thế Thông tư số 12/2009/TT-BGTVT ngày 03 tháng 07 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chi tiết công tác lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải và Quyết định số 2578/QĐ/1998/GTVT-CGĐ ngày 14 tháng 10 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải về việc ban hành nội dung, danh mục hồ sơ hoàn công công trình giao thông cầu, đường bộ.
Điều 42.2.TT.23.3. Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, các Vụ trưởng, Tổng cục trưởng, Cục trưởng các Cục thuộc Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.
(Điều 3 Thông tư số 74/2014/TT-BGTVT, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/02/2015)
Điều 42.2.TT.24.4. Hiệu lực thi hành
(Điều 4 Thông tư số 05/2015/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2016)
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 02 năm 2016.
Điều 42.2.TT.24.5. Tổ chức thực hiện
(Điều 5 Thông tư số 05/2015/TT-BNV, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/02/2016)
1. Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử để phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư này nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ảnh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung.